¿Puede una empresa estadounidense tener éxito con la contratación en el extranjero y, en ese caso, cómo? Ciertamente existen beneficios como el de un costo laboral generalmente más bajo. De hecho, las empresas estadounidenses hoy en día pueden ahorrar hasta un 60% en el costo de contratar nuevos empleados con la contratación en el extranjero. Sin embargo, los riesgos de las diferencias legales, la falta de claridad sobre cómo interactúan los diferentes sistemas fiscales y de pago, y los problemas de utilizar adecuadamente a los miembros del equipo repartidos en varios países son preocupaciones reales para muchos.
Por eso INS Global ha elaborado esta guía sobre contratación en el extranjero para empresas estadounidenses. Aquí presentaremos los pros y los contras, así como también examinaremos algunas de las mejores opciones disponibles para las empresas estadounidenses que contratan en el extranjero.
¿Cuáles son las opciones de contratación en el extranjero para las empresas estadounidenses que contratan en el extranjero?
Las empresas estadounidenses tienen varias opciones disponibles al considerar la contratación de trabajadores internacionales. Sin embargo, es importante tener en cuenta que las leyes y regulaciones sobre contratación internacional pueden variar significativamente entre países. Esta guía proporcionará información general, pero es esencial consultar con expertos legales y autoridades relevantes cuando sea posible para garantizar el cumplimiento en mercados específicos.
Las opciones disponibles para contratar en el extranjero son:
Contrataciones locales a través de una sucursal extranjera
La opción más sencilla y tradicional es contratar empleados directamente en el país de destino creando una empresa local.
Contratar personal local directamente significa tener un control total sobre todos los aspectos del empleo. Sin embargo, la responsabilidad que esto implica significa seguir las leyes y regulaciones laborales de ese país, incluidos los términos del contrato, los impuestos y las normas laborales.
Aunque tradicionalmente esta era la opción preferida para una empresa estadounidense que consideraba la contratación en el extranjero, no siempre es la mejor idea. La mayor responsabilidad y la necesidad de pasar por numerosos pasos de configuración de la empresa antes de adaptar las funciones de recursos humanos al mercado local pueden hacer que esta opción sea más costosa de lo que vale la pena.
Contratistas independientes o trabajadores autónomos
Dependiendo de la naturaleza del trabajo o proyecto, es posible que una empresa estadounidense contrate a contratistas independientes o trabajadores autónomos para realizar una variedad de tareas. Por lo general, las empresas buscan contratistas por sus habilidades o conocimientos especializados. Sin embargo, debido al alto costo generalmente asociado con sus servicios, es poco probable que sean una opción rentable a largo plazo.
Además, clasificar incorrectamente a los empleados como contratistas independientes puede llevar a problemas legales graves en la mayoría de los países, por lo que es esencial entender la distinción entre ambos. Un contratista o trabajador autónomo no puede trabajar de la misma manera que un empleado, lo que puede causar problemas cuando una empresa enfrenta plazos o problemas de gestión.
Trabajo remoto internacional
Gracias a las opciones de trabajo remoto, muchas empresas estadounidenses contratan a empleados que trabajan completamente desde su país de origen. Esto es posible en algunos países donde las leyes laborales y los impuestos del lugar de residencia del empleado remoto lo permiten.
Sin embargo, es crucial que las empresas estadounidenses consideren factores como las implicaciones fiscales, las leyes laborales, las diferencias culturales, los derechos de propiedad intelectual y las regulaciones de protección de datos al contratar para trabajos remotos. Las regulaciones en estos asuntos y la forma en que interactúan están en constante cambio, y incluso errores simples pueden tener un costo considerable.
Es muy recomendable buscar experiencia legal y de recursos humanos, ya sea a través de especialistas internos o consultores externos con experiencia en asuntos legales locales e internacionales, para navegar con éxito por las complejidades de la contratación internacional.
Servicios de EOR (Employer Of Record)
Cada vez más empresas estadounidenses eligen externalizar tareas o proyectos específicos a empresas o proveedores de servicios internacionales. Por lo general, estos proveedores de servicios tienen los recursos, la experiencia o el personal necesario para que las empresas estadounidenses contraten en el extranjero de manera fácil. Este enfoque es eficiente en cuanto a costos y eficacia, y como ventaja adicional, incluso puede reducir o eliminar la responsabilidad de una empresa al lidiar con sistemas legales desconocidos.
Un EOR es un proveedor de servicios de terceros que actúa como el Employer of record legal (EOR) para los empleados que contrata o transfiere a un país extranjero. Una vez que estableces un contrato con una empresa EOR, se encargarán de los servicios internacionales de nómina, beneficios y cumplimiento de las leyes laborales locales a cambio de una tarifa mensual mínima.
Esta es una opción rentable beneficiosa para las empresas que buscan contratar empleados rápidamente sin necesidad de establecer una entidad legal en el extranjero. De hecho, debido a que estas opciones no requieren que abras una estructura extranjera, permiten a las empresas estadounidenses contratar en el extranjero en tan solo unos días y por una fracción del costo que llevaría establecer nuevos sistemas de gestión de nómina.
¿Los trabajadores remotos en el extranjero pagan impuestos en Estados Unidos?
Cuando una empresa estadounidense contrata en el extranjero, es esencial saber cuándo y cómo pagar impuestos. Dónde debe pagar impuestos un empleado depende de varias circunstancias:
Por lo general, los empleados presentan declaraciones de impuestos federales estadounidenses donde trabajan, no donde están sus empleadores.
Cuando los trabajadores estadounidenses van al extranjero, pagan impuestos en el país en el que trabajan, además de en Estados Unidos. Información sobre el proceso de presentación de impuestos en el extranjero y cómo eximir una cantidad fija de la tributación estadounidense cada año está disponible en el sitio web del IRS.
Los trabajadores remotos que no son residentes fiscales de Estados Unidos y trabajan para una empresa estadounidense desde su país de origen generalmente no tienen que pagar impuestos en Estados Unidos. Sin embargo, esto puede variar según los tratados fiscales entre el país de origen del trabajador y Estados Unidos.
Cómo pagar a los empleados en el extranjero para empresas estadounidenses
Transferencias bancarias internacionales
Las transferencias bancarias internacionales son un método común para pagar a los empleados que trabajan en el extranjero, aunque otros métodos se han vuelto más eficientes. Las empresas con sede en Estados Unidos pueden transferir dinero directamente a la cuenta bancaria de un empleado desde una cuenta estadounidense.
Aunque este método es simple, podría resultar caro en términos de tarifas de transferencia e intercambio de divisas, y requiere una planificación cuidadosa al hacer transferencias a algunos países.
Sistemas de pago digitales
Los sistemas de pago en línea internacionales como PayPal y Revolut ofrecen soluciones rápidas y asequibles para transferir dinero al extranjero.
Como ventaja sobre las transferencias bancarias tradicionales, estas plataformas suelen ofrecer tasas de cambio más baratas y tarifas más bajas. Algunas plataformas también ofrecen la capacidad de trabajar con dinero en varias monedas a la vez, lo cual es especialmente útil para las empresas con operaciones o personal en varios países.
Sin embargo, dado que las leyes internacionales están en constante cambio con respecto a estos bancos más nuevos, debes prestar atención a las regulaciones específicas sobre cualquier cambio.
Proveedores de servicios de nómina locales
Contratar a un proveedor de nómina local en un país extranjero puede simplificar el proceso de pago a los empleados. Estos proveedores se encargan del procesamiento de la nómina, las retenciones de impuestos y el cumplimiento de las leyes laborales locales, generalmente a través de una estructura de servicios EOR global.
Un proveedor de nómina profesional puede convertir los fondos a monedas locales utilizando su tamaño o especialización para obtener las mejores tasas de cambio posibles, y luego distribuir los salarios a los empleados en consecuencia.
Software de nómina internacional
Algunas empresas estadounidenses utilizan software de nómina multi-país que integra bancos locales en múltiples países en una única plataforma internacional. Esta solución global de nómina cumple con diversas regulaciones fiscales en múltiples regiones. Por lo general, estas plataformas están disponibles para su compra o a través de un proveedor de servicios que puede ayudar a ejecutar y simplificar el uso.
Las plataformas de nómina multi-país aumentan la eficiencia general en el procesamiento de la nómina, la gestión de conversiones de divisas y a menudo ofrecen características como cálculos automáticos de impuestos y depósitos directos en las cuentas bancarias de los empleados.
El método de pago adecuado para ti debe considerar todos los factores, incluidas las tarifas de transferencia, las tasas de cambio, la velocidad de la transacción y la conveniencia. Lo más importante es asegurarte de que el método elegido cumpla con las leyes y regulaciones del país donde trabajan tus empleados, así como en Estados Unidos.
Esto puede significar buscar asesoramiento de expertos financieros y profesionales legales con experiencia en pagos internacionales.
Pros y contras para una empresa estadounidense que contrata a un empleado extranjero
Pros
- Conjuntos de habilidades y perspectivas diversas
- Comprensión del mercado global
- Habilidades lingüísticas
- Costos laborales más bajos
- Llenar brechas de habilidades
- Ventaja competitiva
Contras
- Desafíos de visa e inmigración
- Diferencias de zona horaria y comunicación
- Diferencias culturales
- Complejidades legales y fiscales
- Carga administrativa adicional
- Dependencia de visas
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INS Global tiene casi 20 años de experiencia ayudando a las fuerzas laborales globales a alcanzar sus objetivos de expansión, ya sea mediante la reubicación de personal en el extranjero o mediante la contratación del mejor talento local en nuevos mercados objetivo.
Con la tecnología actual que promueve y simplifica el proceso de trabajo remoto, este es el momento perfecto para pensar en nuevos horizontes en términos de contratación en el extranjero. Sin embargo, los riesgos de la contratación global siguen existiendo, y contar con el apoyo adecuado puede ser el factor decisivo entre retrasos en la expansión y el éxito.
Con INS Global, puedes beneficiarte de los servicios de recursos humanos locales e internacionales y del conocimiento legal de un equipo completo de expertos en contratación internacional. Si eres una empresa estadounidense que contrata en el extranjero, nuestros servicios de agencia de contratación pueden ayudarte a contratar de manera rápida, segura y eficiente utilizando las mejores prácticas y referencias locales. Además, todo esto se logra a través de un enfoque impulsado por la tecnología que puede contratar en el extranjero, ya sea que tengas una entidad local en ese nuevo mercado o no.
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Preguntas frecuentes
P: ¿Puede una empresa estadounidense contratar empleados en otros países legalmente?
R: Sí, la contratación en el extranjero es posible para las empresas estadounidenses, pero el proceso requiere cumplir con las leyes laborales locales, las regulaciones fiscales y otros desafíos legales.
P: ¿Necesito establecer una entidad legal en el extranjero para contratar empleados?
R: Una entidad legal como una sucursal extranjera proporciona mayores niveles de control junto con la responsabilidad total como empleador. Sin embargo, las empresas también pueden explorar opciones de contratación en el extranjero como el uso de servicios EOR o la contratación de contratistas independientes para evitar establecer una nueva entidad.
P: ¿Cuáles son los requisitos de visa y permiso de trabajo para las contrataciones en el extranjero?
R: Los requisitos de visa y permiso de trabajo dependen del país y la naturaleza del trabajo. Lo mejor es consultar a expertos en inmigración sobre tu caso específico para determinar la forma adecuada de garantizar el cumplimiento.
P: ¿Debo seguir las leyes laborales de Estados Unidos o las leyes laborales locales al contratar a través de la contratación en el extranjero?
R: Por lo general, las empresas deben seguir las leyes laborales de Estados Unidos y las leyes laborales locales en el extranjero para evitar problemas legales. Cumplir con las leyes locales es esencial para evitar problemas legales y proteger los derechos de los empleados.
P: ¿Cómo puedo pagar a los empleados en el extranjero a través de las fronteras?
R: Las empresas estadounidenses pueden usar varios métodos como transferencias bancarias internacionales, plataformas de pago globales, proveedores de nómina locales o software de nómina internacional. Cuando una empresa estadounidense contrata en el extranjero, debe considerar factores como:
- tarifas de transferencia
- tasas de cambio
- leyes fiscales
P: ¿Cuáles son las implicaciones fiscales para una empresa estadounidense que considera la contratación en el extranjero?
R: La responsabilidad fiscal depende de la residencia fiscal del empleado, los tratados fiscales entre países y el tipo de ingresos generados. Siempre es mejor consultar con expertos calificados para comprender y cumplir con las obligaciones antes de considerar la contratación en el extranjero.
P: ¿La contratación en el extranjero puede traer empleados que trabajen de manera remota para una empresa estadounidense sin requisitos adicionales?
R: Sí, los empleados en el extranjero pueden trabajar de manera remota para una empresa estadounidense. Sin embargo, sigue siendo necesario cumplir con las leyes laborales y las regulaciones fiscales locales.
P: ¿Cuáles son los beneficios de la contratación en el extranjero para las empresas estadounidenses?
R: La contratación en el extranjero puede aportar conjuntos de habilidades diversos, comprensión del mercado global y costos laborales más bajos. También puede mejorar la reputación de tu empresa como una organización diversa y con una mentalidad global.
P: ¿Cuáles son los desafíos de la contratación en el extranjero como empresa estadounidense?
R: Junto con los beneficios, los desafíos típicos de la contratación en el extranjero incluyen:
- problemas con visas e inmigración
- diferencias de zona horaria
- gestión del sistema de nómina
- cumplimiento legal y fiscal
- administración de beneficios
- cargas administrativas adicionales
P: ¿Cómo puedo gestionar los desafíos de zona horaria y comunicación con los empleados internacionales?
R: Si bien las necesidades de cada empresa son únicas, puedes establecer una buena comunicación con:
- herramientas de colaboración
- programación de reuniones virtuales regulares
- canales de comunicación claros para cerrar las brechas de zona horaria
P: ¿Los trabajadores remotos necesitan una visa para Estados Unidos si son contratados a través de la contratación en el extranjero?
R: En general, los trabajadores remotos que no están físicamente en Estados Unidos pero trabajan de manera remota no necesitan una visa de trabajo estadounidense. Sin embargo, si un trabajador remoto tiene la intención de viajar a Estados Unidos con fines comerciales, aún necesitará una visa estadounidense.
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