Tener trabajadores preparados para operar en el extranjero es esencial para cualquier estrategia de expansión global. Esto puede significar la contratación de nuevo personal o la creación de un nuevo software de aplicación de nóminas para los existentes en el extranjero. En este caso, la necesidad de contar con sistemas de nóminas robustos y eficientes en varios países es vital.
Este artículo examina cómo se puede configurar la nómina para los impuestos de los equipos remotos o pagar a los contratistas independientes en el extranjero. También explora los beneficios potenciales de las empresas comparando las estrategias de empleo global.
Pagar a los trabajadores a distancia en EE.UU.
Para el personal contratado o enviado a trabajar a EE.UU. para empresas extranjeras, se requieren varios pasos para pagarles de forma segura. Dado que la normativa relativa a los impuestos sobre las nóminas difiere de un estado a otro, disponer de sistemas sólidos desde el primer día puede ahorrarte tiempo más adelante.
El primer paso es clasificar correctamente al personal que trabaja a distancia. Esto significa entender las diferentes clases de trabajadores que rodean a los empleados y a los contratistas independientes, tal como lo determina el IRS.
En el caso de los trabajadores que se ajustan a la definición de empleado, debes estar preparado para organizar los impuestos y las nóminas en tu nombre antes de que empiecen. Las pequeñas empresas, en particular, deben estar muy atentas, ya que los errores en esta fase pueden causar importantes multas o responsabilidades fiscales más adelante.
En el caso de los empleados, tendrás que conocer a fondo todos los impuestos federales y locales aplicables a tus trabajadores. Esto también requerirá la creación de una estructura empresarial en Estados Unidos. Si quieres que tus trabajadores operen en varios estados, tienes que pensar más en el estado de origen de tu empresa.
Supongamos que un acuerdo de contratista independiente se ajusta mejor a tus necesidades. En ese caso, el pago requiere un formulario W-9 que te exime de organizar los impuestos y las nóminas en nombre de los contratistas. Este tipo de relación sigue requiriendo acuerdos de trabajo bien hechos y una supervisión constante. El abuso del error por medio de equivocaciones o engaños intencionados puede dar lugar a importantes multas.
Al mismo tiempo, un socio del país puede ofrecer servicios de externalización de nóminas para gestionar estos asuntos en tu nombre. A continuación, resumiremos algunas de las ventajas más significativas de este sistema para los empresarios extranjeros.
¿Puede un ciudadano estadounidense trabajar a distancia desde Europa?
Los ciudadanos estadounidenses que deseen trabajar en la UE deben asegurarse de que pueden residir y trabajar allí. Esto probablemente signifique tener una estructura empresarial ya establecida que pueda emplearlos y proporcionartes apoyo para la obtención de visados. También significa entender el sistema fiscal local y tener todos los sistemas en marcha antes de empezar a operar.
Recuerda que los ciudadanos estadounidenses están sujetos a los impuestos globales dondequiera que estén radicados. Esto significa que estos procedimientos y costes adicionales influyen en las decisiones sobre la contratación o el traslado de trabajadores estadounidenses al extranjero.
Cómo pagar a los empleados a distancia en Europa
Decidir cuál es el mejor método para pagar a los trabajadores remotos en Europa depende de los costes y de los impuestos sobre la nómina del equipo remoto. Es posible que los impuestos de los trabajadores a distancia tengan que pagarse por separado en ambos países, dependiendo del mercado objetivo y del lugar principal de la empresa.
Con una estructura empresarial ya establecida en un país europeo, los empresarios pueden organizar las nóminas a través de los canales locales habituales. Para ello, normalmente hay que facilitar las nóminas en el idioma local, además de realizar todas las retenciones necesarias en el impuesto sobre la renta de los trabajadores a distancia. Sin embargo, este método requiere que la empresa y el personal de RRHH conozcan todos los requisitos y procedimientos locales.
Para el pago propiamente dicho, las empresas deben encontrar métodos que eviten las transferencias bancarias internacionales, ya que éstas se encarecen rápidamente. Métodos alternativos como la transferencia directa o los servicios en línea como Paypal pueden funcionar a corto plazo. Aun así, pueden resultar arriesgados en función de los requisitos fiscales vigentes.
Sin una entidad local, lo mejor sería trabajar con un proveedor local de servicios de externalización de nóminas para gestionar los requisitos en tu nombre. Ellos pueden hacer esto mientras pagan a tus empleados de la manera más segura y eficiente posible.
¿Contratistas independientes o empleados a distancia? ¿Qué opción es mejor?
Los contratistas independientes ubicados en tu mercado objetivo pueden parecer la opción más sencilla cuando se considera un traslado al extranjero. Bien gestionados, te permiten empezar sin las responsabilidades del empresario asociadas a los empleados a tiempo completo o parcial.
Sin embargo, abusar del estatus de contratista independiente puede tener graves repercusiones para las empresas. Lo mejor sería considerar realmente tus necesidades y las diferencias entre ambas opciones antes de tomar una decisión de este tipo.
– Horas de gestión
Los contratistas independientes requieren poco tiempo de gestión en tu trabajo diario. Esto puede ser a veces problemático, ya que hay que permitir a estos trabajadores determinar cómo, cuándo y dónde realizan tus trabajos. Los empresarios pueden sentirse incapaces de tomar decisiones sobre aspectos críticos de la relación laboral si exigen que el trabajo se realice de una manera determinada.
En contraste con los trabajadores de la oficina, los trabajadores a distancia pueden requerir menos horas de gestión. Sin embargo, esta relación requiere que los empresarios estén preparados para permitir a los trabajadores a distancia una mayor flexibilidad y confianza. Los empresarios deben mantener un delicado equilibrio entre que tus trabajadores a distancia reciban libertades preferentes o se sientan excluidos.
– Responsabilidades del empresario
La relación empresario-empleado está muy protegida en la mayoría de los mercados laborales del mundo. Suele llevar aparejadas muchas responsabilidades del empresario que pueden ser lentas de gestionar o estar sujetas a multas perjudiciales por abusos.
Realizar las deducciones fiscales de tu trabajador a distancia en tu nombre puede ser complicado para las empresas extranjeras. También estará obligado a organizar los gastos de la empresa o incluso de la oficina en casa en algunos casos. Esto es especialmente cierto para quienes buscan una solución a largo plazo.
En cambio, un acuerdo de contratista independiente permite a los empresarios evitar muchas de estas responsabilidades. Esta ventaja ahorra tiempo y dinero a corto plazo.
Demostrar adecuadamente que la relación entre empresa y contratista es correcta puede ser difícil. En estos casos, es necesario un contrato bien redactado.
También puede ser un reto para las empresas planificar un futuro a largo plazo. A menudo hay varios obstáculos adicionales en caso de que decidan contratar a un contratista a tiempo completo más adelante.
– Espíritu de empresa y de equipo
El hecho de que tus trabajadores realicen tu trabajo en el extranjero como empleados o contratistas implica la necesidad de crear un nuevo tipo de espíritu de equipo. Los trabajadores a distancia son mucho más propensos a sufrir problemas como el sesgo de proximidad que el personal de la oficina.
Del mismo modo, emplear los servicios de demasiados contratistas independientes puede causar confianza o incertidumbre entre los empleados existentes. Esto es especialmente cierto si esos contratistas están basados en el extranjero y no comparten el mismo entorno cultural.
En definitiva, el tipo de acuerdo que más te conviene depende exclusivamente de tu situación concreta. Siempre debea asegurarte de que tu elección es factible para tu mercado objetivo.
¿Cuáles son las ventajas de externalizar la contratación en el extranjero?
Incluso después de decidir cuál es la mejor manera de gestionar el personal en el extranjero, es posible que te falten varias funciones de RRHH en tu mercado objetivo. Ahí es donde tener un socio local que te proporcione servicios de contratación y reclutamiento en el extranjero puede ser una gran ventaja.
Con el socio adecuado, puede incluso combinar el apoyo a la contratación con los servicios de externalización del empleo. Un BPO (Business Process Outsourcing) o EOR (Employer Of record) puede ser tu solución única para todas tus necesidades en el extranjero. Estas opciones te permiten comenzar inmediatamente sin necesidad de una entidad local.
– Experiencia local dondequiera que la necesite
Los mayores problemas que plantea la contratación y el empleo en el extranjero están relacionados con la incertidumbre de las normativas locales y las mejores prácticas que no te son familiares.
Un proveedor local de subcontratación significa que nunca te faltará información esencial. tu ayuda experta puede ponerte en contacto con los mejores talentos locales de forma rápida y eficaz. Con el socio local adecuado, no hay necesidad de una larga y costosa curva de aprendizaje. En tu lugar, puede contratar, incorporar y pagar correctamente a los nuevos empleados con el socio adecuado sin necesidad de ninguna entidad local.
El socio local adecuado puede guiarte hacia las formas más eficientes de organizar tus nóminas y estructuras fiscales en tu mercado objetivo. Las ventajas incluyen las deducciones de la oficina en casa o los incentivos fiscales locales para ahorrarte dinero a ti y a tus trabajadores remotos.
– Mayor eficiencia para ahorrar tiempo y dinero
La racionalización de tus necesidades de contratación y empleo te ahorra el tiempo necesario para crear una entidad local. También puede gestionar todas tus funciones de RRHH necesarias por una única cuota mensual.
En lugar de contratar nuevo personal para supervisar los nuevos procedimientos, un proveedor de servicios de externalización te ofrece todas las funciones que necesita.
– Desarrollar reservas de talento y redes
El socio adecuado en el país te dará acceso a los recursos y las redes de tu mercado objetivo, de eficacia probada. Incluso cuando se contratan trabajadores a distancia, un socio con experiencia puede suponer un impulso significativo para la eficiencia de tus procesos de contratación y de incorporación.
La subcontratación implica una gama más amplia de posibles candidatos a través de redes establecidas en línea y fuera de línea, lo que te permite evitar los costosos procedimientos de configuración.
– Haz que tus empleados actuales se centren en las tareas importantes
Se necesita tiempo para aprender los procedimientos adecuados o cómo utilizar nuevos sistemas, como el software de aplicación de nóminas (especialmente si requieren el dominio del idioma local). Esto aleja a los empleados existentes de otras preocupaciones más urgentes que conducen más directamente a tu crecimiento y éxito a largo plazo.
Considerar la posibilidad de expandirse en varios países puede suponer una gran pérdida de tiempo. Al asociarse con un proveedor de servicios, recibes la ayuda que necesita para centrarse en lo que es importante para tus objetivos de crecimiento.
Cómo INS Global puede ayudarte a ejecutar la nómina de forma remota
INS Global es un proveedor de servicios de BPO, EOR, reclutamiento y subcontratación de nómina con más de 15 años de experiencia aprovechando el mercado global.
Proporcionamos apoyo legal en la comprensión de tus opciones y la construcción de soluciones de empleo que cumplen en el extranjero. Ya sea que quiera subcontratar todas las deducciones fiscales de tus trabajadores a distancia o contratar contratistas profesionales, INS Global tiene servicios para satisfacer cada requisito.
Con nuestro apoyo experto, tus empleados pueden trabajar en cualquier lugar mientras pagan impuestos de forma rápida y sencilla, sabiendo que tus necesidades están totalmente atendidas.
Proporcionamos un método simple de expansión global por una cuota mensual de bajo costo. Con INS Global, tienes acceso a todas las funciones de recursos humanos y a la asesoría legal que necesita para tener éxito.
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