Hemos discutido los servicios de Employer Of Record (EOR) y los beneficios que ofrecen muchas veces antes. Aún así, por lo general, estos servicios se adaptan mejor a las empresas que desean contratar o transferir empleados al extranjero. Para aquellos que deseen tratar principal o exclusivamente con contratistas independientes, los servicios de Agent of Record (AOR) brindan un servicio especializado pero similar.
Aquí, exploramos la definición de un AOR, sus beneficios y cómo puedes asegurarte de obtener la mejor oferta.
¿Qué es un Agente de Registro?
Un servicio de Agente de registro (AOR) es donde un proveedor externo contrata y se encarga de todos los requisitos administrativos y reglamentarios relacionados con los contratistas independientes para un cliente. Estas tareas se pueden realizar local o globalmente, con el proveedor de servicios AOR actuando como intermediario entre el cliente y el contratista.
Se usa un AOR porque las regulaciones de contratistas independientes pueden diferir mucho entre estados o países. El AOR también puede proporcionar conocimientos especializados y experiencia al brindar garantía de cumplimiento.
Los errores de cumplimiento cuando se trata de contratistas son un problema grave, y los errores como la clasificación incorrecta pueden generar multas costosas o investigaciones legales, lo que puede dañar su capacidad para operar y amenazar así su estrategia de expansión.
Al igual que un Employer Of Record (EOR), los agentes de registro ofrecen servicios de subcontratación de recursos humanos que alivian su carga administrativa y agilizan su interacción con los contratistas. Las protecciones mejoradas del AOR que actúa como intermediario le brindan una responsabilidad reducida y menos posibilidades de errores, además de ofrecer tranquilidad al contratista y el potencial de beneficios mejorados.
El término AOR se usa más comúnmente en este contexto en los EE. UU., aunque se está volviendo más popular en todo el mundo. Al igual que muchos acrónimos comerciales, se encuentran varias definiciones en línea, ya que las empresas definen el servicio de manera diferente.
La gama de servicios que normalmente ofrece un AOR incluye
- Garantía de cumplimiento
- Formación y gestión de contratos de trabajo.
- Administración de incorporación (configuración de pagos bancarios, preparación de formularios W-9, etc.)
- Nómina y facturación
A veces, un agente de registro puede significar un agente de seguros contratado a través de una carta AOR solo para actuar como intermediario entre una empresa cliente y una compañía de seguros. Sin embargo, esta definición puede estar cubierta por el Broker of Record (BOR) separado para evitar confusiones. Debido a esto, siempre es mejor verificar la naturaleza exacta de los servicios AOR de una empresa.
¿Por qué usar un servicio AOR?
Hay muchas razones para buscar el consejo o la asociación de un proveedor de Agente de registro como INS Global. Las empresas que más se beneficiarán son aquellas que:
Trabaja en múltiples países o regiones
La definición legal de un contratista independiente difiere significativamente de un país a otro. Es por eso que mantenerse al día con las variaciones en los requisitos, así como con todos los cambios en las leyes locales o nacionales, puede ejercer una gran presión sobre sus departamentos legales y de recursos humanos.
Un proveedor de servicios de AOR cuenta con los mejores especialistas en derecho laboral y guías de contratación para mantenerlo en cumplimiento en todo momento y mantenerlo al día con las mejores prácticas locales en cada uno de sus mercados objetivo.
Tienen diferentes proyectos en curso o planes de expansión que requieren contratistas
La organización de pagos precisos y la gestión de las necesidades de los contratistas para diferentes proyectos a la vez puede ser demasiado para que las PYME lo manejen internamente, especialmente cuando atraviesan períodos de transición o crecimiento.
Un AOR le permite dejar las tareas administrativas a un proveedor de servicios profesionales. Al mismo tiempo, te enfocas en la gestión del día a día de tu personal. De esa manera, puede dejar las molestias a aquellos con experiencia en el manejo de estos asuntos, y su equipo puede seguir los objetivos de su estrategia de expansión global.
No están claros sobre las regulaciones locales relacionadas con los contratistas
En algunos estados o países, las leyes que rodean a los contratistas independientes y su situación laboral no son claras en el mejor de los casos. En muchos países, los contratistas independientes requieren un acuerdo de trabajo específico y no requieren que las empresas que contratan a contratistas presenten declaraciones de impuestos o aportes a la seguridad social en su nombre. Es posible que deban completar documentos detallados, como W-9, W-8BEN o 1099 NEC, o equivalentes nacionales.
En otros países, el estatus de contratista independiente no se reconoce formalmente y todos los acuerdos se realizan como acuerdos de empresa a empresa. El empleador legal debe monitorear de cerca estos acuerdos para evitar conductas indebidas que puedan dar lugar a denuncias de clasificación errónea.
Agente de registro: los pros y los contras
CON: Es posible que un no maneje todos los procesos involucrados en el trabajo con contratistas (encontrar y tratar con el Agente de Registro, entrevistar a contratistas, etc.)
PRO: Todavía ahorra tiempo al subcontratar todas las tareas administrativas repetitivas o del día a día que no están directamente relacionadas con los objetivos de crecimiento o ganancias
CON: Otra tarifa mensual
PRO: solo tiene que lidiar con una tarifa única que se relaciona directamente con la cantidad o la calidad de los contratistas que contrata, además de que sus empleados permanecen enfocados en trabajos más esenciales
CON: Puede sentir una sensación de desconexión de los trabajadores que está contratando
PRO: La presencia de un intermediario elimina cualquier posibilidad de errores de responsabilidad y reduce el tiempo de gestión
CON: Falta de transparencia con algunos proveedores
PRO: Los proveedores con un historial garantizado como INS Global ofrecen la experiencia que necesita con tanta o tan poca comunicación como desee
Cómo elegir un Agent of record
Las necesidades de su agente de registro se relacionarán directamente con la forma en que se definen y protegen los contratistas en su mercado o industria objetivo. Es por eso que desea encontrar un AOR con la experiencia adecuada en ese mercado elegido con conexiones sólidas con la industria elegida. Más que esto, el AOR debe estar al tanto de las tendencias actuales y cómo adaptar de manera eficiente sus procedimientos de garantía de cumplimiento para adaptarse a los nuevos requisitos sin esfuerzo.
El proveedor de AOR adecuado para su trabajo necesita experiencia comprobada ofreciendo sus servicios en el mercado elegido. La experiencia adecuada aquí significa que puede contratar o administrar contratistas de manera segura, sabiendo que la red de soporte y conexiones de AOR en su mercado elegido está lo suficientemente bien desarrollada antes de comenzar.
Todo esto se puede verificar a través de reseñas y testimonios de clientes anteriores de un AOR. Estos deben estar disponibles gratuitamente a pedido o disponibles en el sitio web de AOR. Al mismo tiempo, puede utilizar sitios de terceros imparciales como G2 para descubrir una mayor variedad de testimonios.
Los pasos involucrados en la designación de un agente de registro
En primer lugar, es importante reunirse con el agente de registro antes de decidir sobre cualquier arreglo. El AOR debe poder discutir sus necesidades específicas y luego formular un plan de acción individual. Esto puede implicar hablar sobre los servicios específicos que necesita, la duración de su proyecto y el AOR que ofrece orientación sobre los puntos de referencia locales o las mejores prácticas al contratar contratistas
Firme un acuerdo AOR con el proveedor que establezca las responsabilidades de ambas partes.
Ahora, el AOR puede comenzar la búsqueda para encontrar contratistas independientes adecuados o ponerse en contacto con los que ya ha encontrado. Esto se basará en sus necesidades, y puede realizar entrevistas o revisar una lista de candidatos.
Luego, el AOR forma contratos de trabajo con los contratistas en su nombre, ocupándose de todas las tareas administrativas relacionadas con la incorporación.
El contratista puede comenzar a trabajar en su proyecto. El AOR brinda soporte continuo, como una nómina precisa, y usted simplemente paga de acuerdo con los términos de los contratos de trabajo y su acuerdo de AOR.
Agente de registro vs. Empleador de registro: comprender las diferencias
En pocas palabras, los agentes de registros y los EOR son soluciones de recursos humanos similares en el sentido de que ofrecen muchos de los mismos servicios de administración de trabajadores. Puede ver la definición exacta de un EOR en este artículo.
Donde difieren es que mientras los EOR brindan estos servicios a los empleados al convertirse en el empleador oficial registrado de sus empleados, los AOR se especializan en la administración y garantía de cumplimiento de contratistas independientes.
Un EOR maneja todas las tareas de recursos humanos relacionadas con los contratos de trabajo, incluido el procesamiento de nóminas y la administración de los beneficios de los empleados. Los servicios de Employer of Record son más comúnmente utilizados por empresas que buscan expandirse en el extranjero mientras administran recursos humanos en un sistema regulatorio desconocido sin necesidad de establecer una nueva entidad.
Esta es una diferencia esencial ya que los empleados y los contratistas requieren conjuntos de habilidades y conocimientos muy diferentes para administrarlos adecuadamente. La clasificación errónea puede dar lugar a multas o sanciones graves, según su área de operación.
Preguntas más frecuentes
P. ¿Cuándo debe rescindir un contrato de Agente de registro? ¿Cómo puedes hacerlo?
- Después de trabajar con un Agente de registro durante algún tiempo, es posible que se sienta insatisfecho con el nivel de servicio brindado. En este caso, puede ser hora de encontrar un nuevo socio de servicios de expansión y cambiar AOR. Esto puede suceder por varias razones, tales como:
- El agente de registro no brinda suficiente información o no está disponible en momentos clave
- Encontrar un proveedor de servicios de agente de registro con mejor experiencia en su área objetivo u ofrecer una gama mejorada de servicios como la externalización del proceso de contratación (RPO)
- Su estrategia de expansión global cambia y requiere servicios adaptados para manejar una mayor variedad de ubicaciones o número de trabajadores
- En todos estos casos, debe finalizar su contrato de Agente de registro de la manera más limpia posible para evitar errores de clasificación durante el período de transición. Si está buscando un nuevo proveedor de servicios AOR, asegúrese de que pueda contratar a todos los contratistas con los que ya está comprometido antes de comenzar el proceso de rescisión de su contrato actual.
P. ¿Cómo puede el INS Global Agent of Record Services ayudarlo con la contratación de contratistas?
- INS Global ofrece servicios de garantía de cumplimiento de RPO, AOR, EOR y gestión de nómina en más de 100 países para ayudarlo a encontrar y trabajar con los mejores contratistas independientes del mundo.
Nuestros servicios de administración de contratistas independientes internacionales pueden ayudarlo a localizar a los mejores talentos internacionales y supervisar todos los aspectos de su administración, incluida la creación de contratos, la generación de facturas y el pago de salarios. Usted se beneficia de su talento mientras ellos están satisfechos con la protección y el servicio mejorados que les brindamos.
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