La Rémunération des Entrepreneurs Indépendants au Vietnam : 3 Grandes Questions

Le Vietnam est l’une des destinations les plus prisées par les entreprises internationales en quête de nouveaux talents étrangers et de nouveaux marchés pour développer leur activité en 2023. En raison de sa croissance économique rapide et de son vivier de talents diversifié, le Vietnam offre de nombreuses opportunités et regorge d’entrepreneurs indépendants hautement qualifiés. Une bonne compréhension du processus relatif au recrutement et à la rémunération des entrepreneurs indépendants au Vietnam peut considérablement améliorer vos perspectives commerciales.

Cet article vous explique comment rémunérer les entrepreneurs indépendants au Vietnam de manière conforme tout en optimisant les structures de paiement et en respectant les exigences juridiques. Nous nous intéresserons également aux meilleures pratiques ainsi qu’aux considérations à prendre en compte afin d’assurer une gestion sécurisée et efficace de ces professionnels au Vietnam. Notre objectif est de vous aider à pénétrer le marché local dans les meilleures conditions possibles.

Comment se Distingue l’Entrepreneur Indépendant du Salarié au Vietnam ? 3 Critères Importants

Au Vietnam, un entrepreneur indépendant est une personne physique ou morale, également appelée freelance ou consultant, qui signe un contrat avec une entreprise afin de proposer des services ou d’accomplir des tâches spécifiques pour le compte d’une tierce partie.

Selon la législation du travail vietnamienne, le critère principal qui permet de distinguer un entrepreneur indépendant d’un salarié est le type de contrat qui encadre les relations entre les parties. Dans ce cas, l’entrepreneur indépendant et l’entreprise cliente (appelée également donneuse d’ordre) concluent un accord de partenariat entre entreprises.

Au Vietnam, les entrepreneurs indépendants disposent d’une certaine liberté dans la gestion de leur mode de travail et de leur planning, ainsi que dans le choix de leur lieu de travail. Cela fait partie des avantages qu’offre le statut indépendant. Par ailleurs, les entrepreneurs indépendants sont tenus de prendre en charge la gestion de leurs cotisations fiscales et sociales. Il est important de noter que l’autonomie dont jouit le travailleur indépendant s’accompagne d’un contrôle de plus en plus renforcé sur son rythme de travail.

Il est important de prendre en considération ces éléments, car ils sont susceptibles d’impacter la manière dont vous rémunérez les entrepreneurs indépendants au Vietnam.

La réforme du code du travail vietnamien en 2021 vise à mieux définir le statut salarié à l’aide de 3 critères critiques.

Aujourd’hui, avant de qualifier un travailleur de salarié, il est important de se poser les questions suivantes :

• Travaille-t-il pour le compte de l’entreprise dans le cadre d’un contrat de travail ?
• Est-il encadré ou supervisé par l’entreprise ?
• Percevra-t-il un salaire régulier ?

Il est primordial que ces 3 conditions soient remplies pour qu’un travailleur soit qualifié de salarié.

Afin de s’assurer que le candidat engagé au Vietnam est un entrepreneur indépendant et non pas un salarié, l’employeur peut procéder à la conclusion d’un contrat de prestation de services avec le professionnel concerné dès le début de la relation de travail. Ce document désignera l’autre partie comme étant un entrepreneur indépendant, en utilisant explicitement les trois critères susmentionnés.

Le contrat de prestation de services doit obligatoirement préciser les éléments suivants :

• Les tâches confiées à l’entrepreneur indépendant et les résultats attendus par l’entreprise
• Le prix de la prestation et le mode de paiement qui sera utilisé par l’entreprise afin de rémunérer l’entrepreneur indépendant au Vietnam
• La date de début et de fin du contrat
• Les limitations et les restrictions explicites qui s’appliquent à la relation de travail

Les Risques Liés à la Classification Erronée des Entrepreneurs Indépendants au Vietnam

Au Vietnam, on parle de classification erronée lorsqu’une entreprise engage un travailleur en tant qu’entrepreneur indépendant et le traite comme un employé. Les entreprises font souvent appel à cette pratique en toute connaissance de cause afin d’éviter les obligations patronales et les cotisations obligatoires de sécurité sociale. Cela peut également se produire de façon inconsciente en raison d’un manque de compréhension des réglementations locales en matière d’emploi.

En revanche, si les entreprises peuvent en tirer un avantage financier à court terme, elles s’exposent à une série de sanctions potentiellement lourdes. Ces sanctions financières ou pénales peuvent facilement compromettre votre entrée sur le marché :

• Une pénalité de 20% de l’impôt sur le revenu dû en plus des intérêts. Ces intérêts s’élèvent à 0,03% de l’impôt dû par jour.
• L’entreprise risque des sanctions pénales si l’entrepreneur indépendant est classé en tant que salarié et que son employeur ne parvient pas à s’acquitter de ses cotisations de sécurité sociale ou le licencie de manière injustifiée. Il peut s’agir de sanctions financières, de peines d’emprisonnement ou encore d’interdictions de pourvoir certains postes ou emplois spécifiques à l’avenir ce qui peut impacter négativement le développement de l’entreprise au sein du marché vietnamien.

Quels sont les Avantages et les Lois Relatifs au Travail Indépendant au Vietnam ?

Le Vietnam dispose d’un système de gestion bien développé en matière de droits et d’avantages sociaux. En revanche, la loi ne classe pas les entrepreneurs indépendants en tant que salariés ce qui les empêche de bénéficier des avantages sociaux obligatoires. Lors de la rémunération d’un entrepreneur indépendant au Vietnam, votre entreprise ne sera pas tenue de verser plus que les montants prévus dans le contrat de prestation de services.

En tant qu’employeur, il est primordial de maintenir une séparation entre vos entrepreneurs indépendants et vos salariés. Pour cela, il est recommandé de ne pas offrir à vos prestataires des avantages supplémentaires.

Les avantages sociaux peuvent constituer un levier incontournable pour convaincre un entrepreneur indépendant de se convertir en salarié au Vietnam, comme nous l’expliquons ci-dessous.

Quelles sont les Taxes auxquelles un Entrepreneur Indépendant peut être Soumis au Vietnam ?

Au Vietnam, les entreprises ne sont pas tenues de prendre en charge la gestion des charges fiscales ou sociales des entrepreneurs indépendants en leur reversant leur rémunération.

Les entrepreneurs indépendants doivent s’acquitter de leurs obligations d’impôts et de leurs cotisations sociales personnelles.

En revanche, les entreprises développant leur activité au Vietnam peuvent être amenées à payer une taxe spécifique relative au recrutement d’un entrepreneur indépendant étranger, en plus de la TVA. Cette taxe est également due si l’entreprise est étrangère. Le montant de cette taxe varie de manière significative puisqu’il est déterminé en fonction de la prestation fournie.

Il est important de noter que les exigences fiscales spécifiques en matière d’emploi et les taux d’imposition sont susceptibles de changer au fil du temps. Il est donc recommandé de consulter un conseiller fiscal local, un expert juridique ou les autorités vietnamiennes compétentes afin d’obtenir des informations actualisées et précises. Cette étape est extrêmement cruciale lors du recrutement ou de la rémunération des entrepreneurs indépendants au Vietnam.

4 Moyens Sécurisés pour Rémunérer les Entrepreneurs Indépendants au Vietnam : Comment Recruter et Rémunérer les Freelances au Vietnam avec INS Global

Le Dépôt Direct ou le Virement International

Vous pouvez rémunérer vos entrepreneurs indépendants au Vietnam par dépôt direct ou par virement bancaire, en fonction de votre contrat de prestation de services et de votre calendrier de paiement. Le recours à ces deux modes de paiement est autorisé même s’ils sont utilisés pour rémunérer vos salariés. En revanche, le versement de la rémunération relative aux entrepreneurs indépendants au Vietnam doit impérativement s’effectuer sous forme d’une somme forfaitaire sans passer par votre système de gestion de la paie.

Pour ce faire, il est important de séparer les paiements relatifs aux entrepreneurs indépendants des autres paiements versés à vos salariés. Il est également primordial de ne pas procéder à la déduction des charges fiscales et sociales sur la rémunération de vos clients contrairement aux salaires ou le prélèvement à la source et opéré par l’employeur.

L’Envoi de Chèques ou d’Espèces

Auparavant, la majorité des entrepreneurs indépendants dans le monde entier étaient principalement payés en espèces ou par chèque. De nos jours, ces deux modes de paiement ne sont plus utilisés pour rémunérer les entrepreneurs indépendants. L’usage des chèques pose généralement des problèmes en raison des chèques sans provision. De nombreux entrepreneurs indépendants ont tendance à s’en méfier en raison du fort recul des paiements par chèque.

Les entreprises qui sont amenées à rémunérer des entrepreneurs indépendants au Vietnam doivent réfléchir à deux fois avant de recourir aux chèques, à moins qu’elles ne disposent d’autres options. Contrairement aux chèques, les paiements électroniques sont plus rapides, respectent la confidentialité des données et ne représentent aucun risque de perte.

Les Plateformes de Paiement en Ligne Comme PayPal

La popularité de PayPal a considérablement baissé au fil du temps en raison des frais de gestion de la plateforme et de l’augmentation du nombre d’entreprises en ligne concurrentes acceptant les paiements électroniques. Cependant, il existe des solutions de paiement en ligne similaires à PayPal qui permettent de rémunérer les entrepreneurs indépendants au Vietnam de manière simple et rapide.

MOMO (service de paiement mobile) est le portefeuille électronique le plus utilisé au Vietnam. Il offre aux utilisateurs plusieurs solutions pour effectuer des paiements en ligne.

Un Prestataire International Proposant des Solutions de Gestion de la Paie Garanties

Il existe de nombreux systèmes tiers et partenaires de paie qui peuvent vous aider à rémunérer les entrepreneurs indépendants au Vietnam de manière conforme.

Comme expliqué ci-dessous, les sociétés de portage salarial et les employeurs de référence proposent des solutions d’externalisation RH afin de vous accompagner tout au long du processus.

Comment Convertir un Entrepreneur Indépendant en Salarié au Vietnam

Il peut être judicieux de convertir un entrepreneur indépendant, avec qui vous entretenez de bonnes relations et qui possède des compétences spécifiques ou pourrait être un atout pour votre entreprise à long terme, en salarié au Vietnam.

Cette nouvelle relation peut vous aider à réduire les coûts à long terme. En revanche, elle nécessite une organisation spécifique ce qui peut s’avérer difficile si vous ne disposez pas encore d’une structure locale.

La conversion d’un entrepreneur indépendant en salarié nécessite le respect de la législation du travail et des réglementations locales. Les deux parties doivent obligatoirement clarifier et appréhender l’ensemble des facteurs avant de modifier le moindre aspect de leur relation, afin d’éviter les problèmes liés à la classification erronée.

Voici une procédure générale à suivre, étape par étape :

1. Familiarisez-vous avec la législation du travail et les réglementations en vigueur au Vietnam, notamment les responsabilités en matière d’emploi. Cela vous permettra de mieux appréhender les conditions d’embauche des employés ainsi que les droits et les obligations des deux parties. Il peut être judicieux de faire appel à un expert en droit du travail vietnamien pendant cette période afin d’assurer la conformité juridique.
2. Rédigez un contrat de travail qui précise les conditions d’emploi et qui diffère du contrat de prestation de services préexistant. Ce contrat intégral doit impérativement préciser les responsabilités professionnelles, les horaires de travail, la rémunération, les avantages sociaux et d’autres dispositions pertinentes.
3. L’embauche d’un salarié au Vietnam s’accompagne de nouvelles responsabilités en matière de gestion de la paie et d’avantages sociaux ce qui peut inciter l’entrepreneur indépendant à devenir salarié. Il est important de mettre en place un système de paie afin de gérer la rémunération du salarié, y compris les primes, les indemnités et les avantages convenus dans le contrat de travail. Ce système de gestion de la paie doit impérativement être en mesure de rémunérer vos collaborateurs au Vietnam de manière correcte et dans les délais. Cela permettra d’établir une relation de confiance avec votre nouveau salarié.
4. Si le salarié est un ressortissant étranger, vous serez peut-être amenés à demander un permis de travail et un visa approprié. Les entreprises qui ne disposent pas d’une structure adéquate au Vietnam peuvent recourir aux services d’une société de portage salarial au Vietnam afin d’embaucher les salariés internationaux.
5. Intégrez le nouveau salarié dans le système de gestion de la paie de votre entreprise et déclarez-le auprès de l’organisme de sécurité sociale et d’assurance maladie. Vous devrez recueillir les informations personnelles du salarié, y compris ses documents d’identité, et procéder par la suite au prélèvement du montant relatif aux charges fiscales sur les salaires versés.
6. Bien que l’entrepreneur indépendant soit probablement déjà connu de votre équipe, il convient tout de même de mettre en place un programme d’intégration afin de lui présenter la culture, les politiques et les procédures de votre entreprise.
7. Vous devez désormais conserver tous les documents liés à l’embauche des salariés, y compris les contrats, les fiches de paie, les déclarations fiscales, les informations confidentielles, les cotisations d’assurance sociale et tout autre document pertinent.

La complexité de ce processus augmente lorsque l’entreprise ne dispose pas d’une entité locale pour engager des entrepreneurs indépendants au Vietnam. Une société de portage salarial au Vietnam peut constituer le moyen le plus efficace de recruter et de rémunérer les entrepreneurs indépendants au sein du pays. Une structure de portage au Vietnam recrute des salariés pour le compte de votre entreprise. Ainsi, vous pouvez engager le nombre d’employés dont vous avez besoin sans la nécessité de mettre en place une structure locale ni d’assumer des obligations patronales supplémentaires au Vietnam.

Une société de portage salarial accorde des avantages sociaux aux entrepreneurs indépendants tout en leur offrant de la liberté et de la flexibilité.

Bénéficiez de l’Expertise Internationale Nécessaire pour Rémunérer les Entrepreneurs Indépendants au Vietnam en toute Sécurité

Il est généralement compliqué de se conformer à une législation du travail peu familière ou de s’implanter sur un nouveau marché sans entité locale. Tout retard est susceptible d’impacter négativement votre stratégie de développement international et la moindre erreur commise risque d’entraîner des pénalités importantes.

Une société de portage salarial au Vietnam, comme INS Global, peut être votre partenaire privilégié pour réussir et sécuriser votre entrée sur le marché vietnamien.

Avec plus de 15 ans d’expérience dans le portage salarial international, INS Global peut vous aider à recruter et à rémunérer les entrepreneurs indépendants au Vietnam sans crainte. Vous pouvez également faire appel à notre expertise locale. Nous mettons à votre disposition notre structure préétablie au Vietnam afin de vous aider à recruter vos employés de manière conforme.

Grâce à une plateforme en ligne unique, nous pouvons fournir de nombreux services, tels que :

• l’externalisation de la gestion de la paie dans plusieurs pays
• L’accompagnement juridique
• La facturation
• Le package des avantages sociaux
• le recrutement
• la gestion de la conformité juridique

Avec INS Global, vous bénéficiez de tous ces services et de bien d’autres avantages moyennant une commission mensuelle unique, calculée en fonction de vos besoins.

INS Global propose aux chefs d’entreprise des solutions innovantes en matière de développement, en fonction de leur secteur d’activité et dans plus de 100 pays à travers le monde, dont le Vietnam. Contactez l’un de nos spécialistes en développement international dès aujourd’hui pour en savoir plus sur la manière de rémunérer les entrepreneurs indépendants au Vietnam et comment développer votre activité de manière simple, rapide et sécurisée.