En 2023, es seguro decir que Vietnam es muy popular para las empresas globales que buscan expandirse y encontrar nuevo talento en el extranjero. Como una economía en rápido crecimiento con una diversa reserva de talento, Vietnam es el hogar de muchas oportunidades y contratistas independientes altamente capacitados.
Por lo tanto, saber cómo contratar y pagar a contratistas en Vietnam de manera segura puede beneficiar significativamente las perspectivas de tu negocio.
Desde navegar por los requisitos legales hasta optimizar las estructuras de pago, este artículo proporciona formas de pagar adecuadamente a los contratistas en Vietnam.
Exploremos las consideraciones clave y las mejores prácticas para una gestión segura y efectiva de contratistas en Vietnam, para que puedas buscar la mejor entrada al mercado posible.
¿Cómo son diferentes los tipos de trabajadores para empleados y contratistas independientes en Vietnam? 3 características definitorias
Un contratista independiente en Vietnam es una persona o entidad legal, también conocido como freelancer o consultor en algunos casos, que firma un contrato con una empresa para llevar a cabo servicios o tareas específicas para otra parte.
Según la legislación laboral vietnamita, la principal distinción entre un contratista independiente y un empleado es el tipo de acuerdo de trabajo. En este caso, un contratista y una empresa, conocida como cliente o principal, establecen una asociación comercial.
Los contratistas independientes en Vietnam tienen más libertad para decidir cómo, cuándo y dónde trabajar porque son trabajadores por cuenta propia. Deben encargarse de sus propios impuestos y obligaciones de seguro social, pero tienen más control sobre sus patrones de trabajo.
Es importante tener esto en cuenta, ya que afectará cómo pagas a los contratistas en Vietnam.
Vietnam actualizó el Código Laboral en 2021 para definir mejor la idea de empleado utilizando 3 puntos críticos de definición.
Ahora, para determinar si un trabajador es un empleado, debes preguntar:
- ¿Trabajan bajo un acuerdo constante con una empresa (es decir, con un contrato laboral)?
- ¿Reciben supervisión o control desde dentro de la empresa?
- ¿Recibirán un salario regular?
Para que un trabajador sea considerado empleado, deben cumplirse los 3 requisitos.
La mejor manera de asegurarte de si estás trabajando con un empleado o contratista en Vietnam es crear un acuerdo de trabajo de contratista independiente al inicio de la relación laboral. Este documento designa a la otra parte como contratista, utilizando explícitamente esos 3 criterios mencionados anteriormente.
Este acuerdo de contratista debe establecer lo siguiente:
- Los deberes y resultados esperados del contratista
- La cantidad y forma de pago esperada por parte de la empresa cuando llegue el momento de pagar a los contratistas en Vietnam
- Un período de contrato definido
- Las limitaciones y restricciones explícitas que se aplican a la relación laboral
- Riesgos de clasificación errónea de contratistas en Vietnam
La clasificación errónea de contratistas en Vietnam ocurre cuando una empresa contrata a un trabajador como contratista pero los trata como empleados. Las empresas a menudo hacen esto conscientemente para evitar responsabilidades del empleador relacionadas con una mayor responsabilidad y las contribuciones necesarias a la seguridad social. También puede ocurrir involuntariamente debido a la falta de comprensión de las regulaciones laborales locales.
Sin embargo, aunque las empresas pueden beneficiarse financieramente a corto plazo, esto conlleva una serie de posibles sanciones catastróficas. Estas sanciones financieras o penales pueden interrumpir fácilmente tu entrada al mercado y pueden incluir:
Una multa del 20% sobre el impuesto sobre la renta personal («PIT») no pagado, más intereses a una tasa del 0.03% por día.
Si el contratista se clasifica como empleado, pero su empleador no paga sus primas de seguro social o los despide ilegalmente, la empresa podría enfrentar sanciones penales. Esto incluye multas financieras, prisión y prohibiciones para ocupar cargos o empleos específicos en el futuro. Esto podría afectar seriamente las posibilidades de una expansión exitosa a Vietnam en el futuro.
¿Qué beneficios y leyes laborales se aplican a los contratistas en Vietnam?
Vietnam tiene un sistema bien desarrollado de derechos laborales y administración de beneficios, pero la ley no clasifica a los contratistas independientes como empleados. Por lo tanto, no reciben los mismos beneficios obligatorios. Tu empresa no tiene que proporcionar nada más allá de los pagos establecidos en el acuerdo de contratista independiente cuando pagas a los contratistas en Vietnam.
Desde la perspectiva del empleador, es crucial mantener una separación entre los contratistas y los empleados. Por esta razón, no debes ofrecer beneficios adicionales.
Los beneficios para los empleados pueden ser un buen incentivo para las empresas que desean convertir a los contratistas en empleados en Vietnam, como se discute a continuación.
¿Cómo se relacionan los impuestos vietnamitas y otras tasas laborales con el pago a contratistas en Vietnam?
Cuando pagas a contratistas en Vietnam, no eres responsable de los impuestos ni de la gestión de seguridad social para los contratistas.
Los contratistas deben pagar sus propios impuestos personales sobre la renta y las contribuciones a la seguridad social.
Sin embargo, las empresas que realizan negocios directamente en Vietnam pueden tener que pagar un impuesto específico de retención de contratistas extranjeros si alguna de las partes es extranjera, junto con el IVA. Estos pagos dependen del tipo de servicios prestados, y la cantidad pagada varía significativamente.
Es importante tener en cuenta que los requisitos específicos de impuestos laborales y tasas laborales pueden cambiar con el tiempo. Recomendamos consultar con un asesor fiscal local, un experto legal o las autoridades vietnamitas relevantes. Contar con la información más actualizada y precisa es esencial cuando contratas o pagas a contratistas en Vietnam.
4 formas seguras de pagar a contratistas en Vietnam: Cómo contratar y pagar a contratistas en Vietnam con INS Global
Depósitos directos o transferencias bancarias internacionales
Según tu acuerdo de trabajo y el cronograma de pagos, puedes pagar a los contratistas en Vietnam mediante depósito directo o transferencia bancaria internacional. Esto es posible incluso si utilizas estos métodos para pagar a tus empleados. Sin embargo, cuando pagas a los contratistas en Vietnam, debes hacer todos los pagos en una sola suma en lugar de utilizar tu sistema de nómina estándar.
Mantén los pagos a los contratistas separados de los pagos realizados a los empleados regulares al hacer esto. Además, recuerda que no puedes deducir impuestos o pagos de seguridad social de los clientes como lo haces con los empleados.
Enviar cheques o efectivo
La mayoría de los contratistas en todo el mundo solían recibir principalmente pagos en efectivo o cheques, pero esto ya no es así. Los cheques son problemáticos porque existe la posibilidad de que reboten. Muchos contratistas también desconfiarán de ellos, ya que hoy en día hay menos cheques en general.
Si pagas a contratistas en Vietnam, piensa dos veces antes de usar cheques a menos que tengas otras opciones. Los pagos electrónicos son más rápidos y menos propensos a extraviarse que los cheques, lo que genera problemas de confianza.
Otros métodos de pago en línea como PayPal
La popularidad de PayPal ha disminuido significativamente con el tiempo debido a sus tarifas y al surgimiento de empresas en línea competidoras que aceptan pagos electrónicos. Sin embargo, todavía existen alternativas similares de pago en línea que son formas rápidas y sencillas de pagar a contratistas en Vietnam.
Existen varias formas alternativas de pagar digitalmente en Vietnam, siendo MOMO (Mobile Money) la forma más ampliamente utilizada de billetera digital.
Un proveedor de servicios de nómina global garantizado
Existen numerosos sistemas de terceros y socios de gestión de nómina disponibles con el único propósito de ayudarte a pagar a contratistas en Vietnam cumpliendo plenamente con la legalidad.
Como detallamos a continuación, los EOR (Employer of Record), y las compañías paraguas brindan servicios de externalización de recursos humanos para ayudarte en todo el proceso.
Lo que puedes hacer si deseas convertir a un contratista independiente en un empleado en Vietnam
Cuando tienes una buena relación con un contratista en Vietnam que tiene habilidades específicas o podría ser un activo a largo plazo, convertirlo en un empleado a tiempo completo podría ser una buena idea.
Esta nueva relación puede ahorrarte dinero a largo plazo, pero requiere una configuración más específica que puede ser difícil si aún no tienes una estructura local.
Convertir a los contratistas independientes en empleados en Vietnam implica garantizar el cumplimiento de las leyes y regulaciones laborales. Ambas partes deben aclarar y comprender todos los aspectos antes de realizar cualquier cambio en la relación para evitar problemas de clasificación errónea.
Aquí hay un proceso general paso a paso:
- Familiarízate con las leyes y regulaciones laborales relevantes en Vietnam sobre las responsabilidades laborales para comprender los requisitos para contratar empleados y los derechos y obligaciones de ambas partes. Trabajar con un experto en derecho laboral vietnamita durante este tiempo puede ser sensato para garantizar el cumplimiento.
- Redacta un contrato laboral que establezca los términos y condiciones de empleo en contraste con el acuerdo de trabajo previo del contratista. Este contrato completo debe incluir responsabilidades laborales, horas de trabajo, compensación, beneficios y otras disposiciones relevantes.
- Contratar a un empleado en Vietnam incluye nuevas responsabilidades de nómina y beneficios, lo que podría animar al contratista a convertirse en empleado. Establece un sistema de nómina para procesar el salario del empleado, incluyendo cualquier bono, asignación o beneficio acordado en el contrato laboral. Es esencial aquí asegurarse de que tu sistema de nómina en Vietnam pueda pagar de manera precisa y puntual para aumentar la confianza de tu nuevo empleado en ti como empleador.
- Si el empleado es extranjero, es posible que debas solicitar un permiso de trabajo y una visa adecuada. A menos que tengas las estructuras adecuadas en Vietnam, es posible que debas contratar a este empleado a través de un EOR en Vietnam.
- Integra al nuevo empleado en el proceso de nómina de tu empresa y regístralo en las contribuciones de seguro social y de salud. Deberás obtener la información personal del empleado, incluidos sus documentos de identificación, y comenzar a retener la cantidad adecuada de su salario.
- Si bien es probable que nuestro equipo ya conozca al contratista, aún debes realizar un programa de incorporación para volver a presentar al empleado recién contratado a la cultura, políticas y procedimientos de tu empresa.
- Ahora tendrás que mantener registros adecuados de todos los documentos relacionados con el empleo, incluidos contratos, registros de nómina, registros fiscales, información confidencial, contribuciones de seguro social y otra documentación relevante.
Este proceso complejo se vuelve mucho más difícil si no tienes una entidad local para contratar a contratistas en Vietnam. Es por eso que un Employer of Record (EOR) en Vietnam puede ser la mejor manera de contratar y pagar a contratistas en Vietnam. Debido a que un Employer of Record en Vietnam contrata empleados en tu nombre, puedes contratar tantos empleados como desees sin una estructura local o responsabilidad adicional del empleador en Vietnam.
De lo contrario, puedes utilizar un EOR en Vietnam para contratar y pagar a contratistas en Vietnam de la misma manera que lo harías al utilizar una compañía paraguas. De esta manera, el EOR brinda beneficios al contratista al tiempo que le permite tener libertad y flexibilidad.
Obtén la experiencia mundial necesaria para pagar a contratistas en Vietnam de manera segura
Navegar por leyes laborales desconocidas o expandirse a un nuevo mercado sin una entidad local es complicado. Cualquier retraso podría afectar seriamente tu estrategia de expansión global, y cualquier error te expone a penalizaciones problemáticas.
Es por eso que un proveedor de servicios profesionales de EOR en Vietnam, como INS Global, puede ser tu socio esencial para una entrada segura y eficiente al mercado vietnamita.
Con INS Global y nuestros más de 15 años de experiencia como proveedor internacional de servicios de EOR (Employer of Record) puedes contratar y pagar a contratistas en Vietnam sin temor. De lo contrario, puedes utilizar nuestra experiencia local y nuestra estructura preestablecida en Vietnam para contratar empleados con garantía de cumplimiento.
A través de una única plataforma en línea, podemos proporcionar muchos servicios, incluyendo:
- Gestión de nóminas en varios países
- Asesoramiento legal
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