4 maneras de contratar y pagar contratistas en Malasia

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julio 13, 2023

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Key Takeaways

  1. Las empresas pagan a los contratistas en Malasia en función de objetivos específicos, como se describe en el acuerdo de trabajo del contratista firmado entre el contratista y la empresa.
  2. Dado que los contratistas independientes en Malasia suelen ser sus propios jefes y son responsables de preparar y presentar sus propios impuestos, los empleadores no tienen que retener impuestos ni realizar contribuciones adicionales a la seguridad social
  3. Si no es propietario de una empresa local o no está familiarizado con las regulaciones legales de Malasia, puede resultar difícil contratar y pagar a los contratistas de manera segura.
Resumen

Contratar contratistas independientes puede ser una excelente manera de contar con especialistas a corto plazo según sea necesario para completar un proyecto específico. En particular, contratar contratistas a nivel internacional abre tu negocio a un nuevo mundo de talento. Los contratistas independientes en Malasia no son una excepción, ya que las empresas en las industrias tecnológicas y de servicios pueden beneficiarse especialmente. Sin embargo, ¿estás preparado para contratar y pagar a contratistas en Malasia cumpliendo con todas las regulaciones locales necesarias?

Este artículo te brindará la información esencial que necesitas saber para definir y contratar contratistas de manera segura en Malasia. También te daremos consejos sobre las mejores formas de pagar a los contratistas en Malasia sin preocuparte por problemas de clasificación errónea de los contratistas.

¿En qué se diferencian las definiciones de empleados y contratistas independientes en Malasia?

La legislación laboral de Malasia proporciona una definición clara para diferenciar entre empleados y contratistas en el país. En efecto, los empleados son aquellos contratados bajo un «contrato de servicio», mientras que los contratistas son aquellos comprometidos mediante un «contrato por servicio».

Esto significa que, según la legislación laboral de Malasia, los empleados son aquellos contratados a través de un acuerdo laboral para realizar servicios generales para una empresa. Las empresas pagan a los empleados cada mes, organizan la mayoría de los aspectos de su trabajo, incluidas las horas y los métodos de trabajo, y proporcionan todo el equipo necesario para realizar el trabajo.

Por otro lado, los contratistas realizan tareas específicas, generalmente en base a proyectos. Los contratistas proporcionan su propio equipo y establecen sus propios horarios de trabajo. Como resultado, las empresas pagan a los contratistas en Malasia en función de objetivos específicos establecidos en el acuerdo de trabajo firmado entre el contratista y la empresa.

Debido a esta distinción, los contratistas en Malasia no tienen los mismos beneficios o protecciones que los empleados, incluidas las protecciones contra el despido injusto o diferentes formas de licencia remunerada

Riesgos de clasificación errónea de contratistas en Malasia

Dado que es posible reducir los costos laborales tratando a los contratistas como empleados mientras se les paga como contratistas, algunas empresas pueden correr el riesgo de cometer una clasificación errónea de los contratistas.

Sin embargo, las empresas que sean descubiertas haciendo esto en Malasia enfrentarán graves repercusiones financieras e incluso penales. Esto se considera tanto privar al trabajador de los beneficios del empleado como privar al estado de fondos debido a impuestos impagos y contribuciones a la seguridad social.

No hay una única prueba para definir la clasificación errónea en Malasia. En cambio, los jueces decidirán caso por caso.

Si las autoridades investigan a una empresa y determinan que ha contratado incorrectamente a contratistas y los ha tratado como empleados, la empresa puede estar sujeta a lo siguiente:

  • Pago de todos los salarios atrasados, impuestos y seguridad social durante un período de hasta 2 años.
  • Multas de MYR 200 a MYR 40,000.
  • Investigación por fraude o evasión de impuestos.
  • Posibles cargos penales que pueden resultar en una pena de prisión de 6 meses a 3 años.
  • Restricciones futuras para abrir negocios o contratar trabajadores, lo que lleva a una pérdida de reputación y dificultades aumentadas para realizar operaciones comerciales en Malasia.

Por eso, es esencial firmar un acuerdo de trabajo con el contratista antes de iniciar cualquier relación laboral. Este acuerdo de trabajo delineará claramente las responsabilidades y limitaciones de ambas partes y proporcionará detalles sobre cómo tu empresa pagará a los contratistas en Malasia.

Puedes evitar dificultades potenciales definiendo claramente la relación desde el principio y manteniéndote al tanto de las leyes laborales a medida que se modifiquen para trabajar de manera cumplida con los contratistas.

¿Cuáles son los beneficios y las leyes laborales relacionadas con los contratistas en Malasia?

Las leyes sobre los beneficios para los empleados en Malasia solo se aplican a aquellos que cumplen con los umbrales mínimos de «empleo». Como los contratistas no cumplen con estos umbrales, no son elegibles para los mismos beneficios o protecciones (como el pago de horas extras o licencia remunerada) que los empleados.

¿Cómo se relacionan los impuestos malasios y otras tarifas laborales con el pago a los contratistas en Malasia?

Dado que los contratistas independientes en Malasia suelen ser sus propios jefes y son responsables de preparar y presentar sus propios impuestos, los empleadores no tienen que retener impuestos ni realizar contribuciones adicionales a la seguridad social.

Esto puede ahorrarle dinero a tu empresa en costos laborales, pero implica menos control sobre cómo realiza su trabajo un contratista.

Las empresas internacionales aún pueden tener que realizar procedimientos adicionales al contratar o pagar a contratistas en Malasia. Por ejemplo, las empresas estadounidenses que trabajan con y pagan a contratistas en Malasia deben completar un formulario W-8 BEN por cada contratista que pagan. Es fundamental verificar primero si tu país de operación tiene reglas similares al contratar contratistas internacionales.

Cómo contratar y pagar a contratistas en Malasia: 4 formas potenciales de pagar a contratistas de manera segura en Malasia

Depósitos directos

Aunque también se pueden utilizar para pagar a los empleados, es posible pagar a los contratistas en Malasia mediante depósito directo o transferencia bancaria. Esto se puede hacer de forma única o regular, según el acuerdo de trabajo y el calendario de pagos.

Mientras haces esto, asegúrate de mantener los pagos a los contratistas separados de otros pagos más regulares. Además, recuerda que no puedes retener impuestos ni contribuciones a la seguridad social de los clientes como lo harías con los empleados.

Cheques

Si bien los cheques solían ser formas comunes de pago para la mayoría de los contratistas, ahora son mucho menos comunes debido a la posibilidad de rechazo.

Si estás pagando a un contratista en Malasia, considera otras opciones a menos que el contratista solicite específicamente cheques. Los cheques tienen más probabilidades de extraviarse y tardan más en procesarse que los pagos electrónicos, lo que puede llevar a contratistas insatisfechos.

PayPal u otros sistemas de pago en línea

Debido a sus altas comisiones y al aumento de otras empresas en línea que gestionan pagos electrónicos, la popularidad de PayPal ha disminuido considerablemente con el tiempo. Sin embargo, todavía existen métodos de pago en línea similares que son rápidos y fáciles de usar para pagar a los contratistas en Malasia.

Hay muchas opciones diferentes de pago digital disponibles en Malasia, con más de la mitad de la población utilizando DuitNow, junto con opciones de banca en línea como MAE.

Servicios de nómina y sistemas de apoyo de terceros

Existen sistemas de terceros y socios de nómina específicamente diseñados para pagar a freelancers y contratistas independientes a tiempo y cumpliendo todas las leyes locales aplicables. Estas opciones incluyen servicios de «Employer of Record» (EOR).

Al asociarte con este tipo de proveedor, puedes evitar las complicaciones del cumplimiento normativo en mercados desconocidos, al tiempo que te beneficias de una forma más estable de relación laboral.

Qué puedes hacer para convertir de manera segura a los contratistas independientes en empleados en Malasia

Supongamos que has encontrado un contratista que complementa perfectamente tu negocio actual y deseas mantener la relación a largo plazo. En ese caso, puede valer la pena considerar convertirlos en empleados a tiempo completo.

Debido a la necesidad de evitar que la relación se vea perjudicada, esto puede ser una operación delicada que se debe realizar de manera segura. Es posible que también debas proporcionar al contratista razones adicionales para renunciar a la libertad que conlleva trabajar como freelancer, lo que aumentará el costo además de pagar impuestos como empleador.

Una organización que pagará a contratistas en Malasia puede descubrir que cambiar al empleado a un acuerdo de empleo con pago garantizado es más económico para ambas partes a largo plazo.

Una vez que hayas acordado un contrato de empleo que funcione para ambos, ambos deben comprender todos los aspectos de cómo su asociación empresarial se transformará en una relación laboral. Es mejor ofrecer más incentivos y dedicar más tiempo para reintroducirlos a tu negocio y facilitar la transición del contratista a empleado.

Pagar a los contratistas en Malasia con garantía de cumplimiento con INS Global

Si no tienes una entidad empresarial local o no estás familiarizado con las regulaciones legales de Malasia, puede resultar difícil contratar y pagar a contratistas de manera segura en Malasia. Por eso, INS Global ofrece las herramientas y el conocimiento adecuados para garantizar que puedas pagar a los contratistas en Malasia sin temor a conflictos con las regulaciones locales.

INS Global ofrece una gama completa de servicios diseñados para ayudarte a llevar a cabo tu estrategia de expansión internacional, con garantía de cumplimiento de recursos humanos en cada etapa.

En más de 100 países de todo el mundo, INS Global te brinda servicios líderes en el mercado de «Employer of Record» (EOR), externalización precisa de nóminas y garantía total de cumplimiento si deseas expandirte o ya has comenzado a hacerlo.

Con la asistencia adecuada en recursos humanos y «Employer of Record» en Malasia, puedes convertir fácilmente a los contratistas en empleados a largo plazo y brindar mejores beneficios a los empleados para satisfacer a todos. Como alternativa, nuestros especialistas en reclutamiento pueden ayudarte de manera rápida y confiable a encontrar el mejor talento de contratistas en Malasia.

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