Assumere independent contractor può essere un ottimo modo per avere degli specialisti a breve termine necessari a completare uno specifico progetto. In particolare, assumere contractor internazionalmente aprirà il tuo business ad un nuovo mondo di talenti. Gli independent contractor in Malesia non fanno eccezione, con le aziende nel ramo tech e dei servizi che ne trarranno particolare vantaggio. Tuttavia, quanto sei pronto ad assumere e pagare contractor in Malesia in linea con tutte le normative locali necessarie?
Questo articolo ti fornirà le informazioni essenziali che devi sapere per inquadrare ed assumere in modo sicuro contractor in Malesia, Ti daremo anche consigli sui migliori modi per pagare i contractor in Malesia senza preoccuparti dei problemi di errata classificazione degli stessi.
In che modo le definizioni differiscono per i dipendenti e gli independent contractor in Malesia?
Il codice del lavoro della Malesia fornisce una definizione lineare e chiara che separa i lavoratori dipendenti dai contractor nel paese. Di fatto, i dipendenti sono coloro che sono assunti tramite un “contratto di servizio”, mentre i contractor sono coloro che sono ingaggiati tramite un “contratto di servizio”.
Ciò significa che secondo le leggi sul lavoro della Malesia, i dipendenti sono coloro che vengono assunti tramite un accordo lavorativo per eseguire servizi generici all’azienda. Le aziende pagano i dipendenti mensilmente, organizzano la maggior parte degli aspetti del loro lavoro, incluso i metodi ed orari lavorativi, e forniscono tutte le attrezzature necessarie alle loro mansioni.
D’altro canto, i contractor eseguono task specifiche, tipicamente su progetto. Questi liberi professionisti hanno le proprie attrezzature e stabiliscono i propri piani di lavoro. Pertanto, le aziende pagano i contractor in Malesia basandosi su specifici obiettivi come delineato nell’accordo lavorativo col contractor, firmato e controfirmato tra l’azienda e il collaboratore indipendente.
Per questa distinzione, i contractor in Malesia non ottengono gli stessi vantaggi o protezioni dei dipendenti, incluse le tutele contro le dimissioni senza giusta causa o altre forme di congedo retribuito.
Rischi di classificazione errata dei contractor in Malesia
Per quanto sia possibile risparmiare sui costi dei lavoratori trattando i contractor come lavoratori dipendenti e continuando però a pagarli come contractor, così facendo alcune aziende potrebbero correre il rischio di commettere errori di errata classificazione dei contractor.
Peraltro, le aziende che vengono scoperte a fare ciò in Malesia affrontano ripercussioni finanziarie e criminali severe. Questo è visto sia come privare il lavoratore dei benefici da lavoro dipendente, sia dallo stato di finanziamento a causa di tasse e contributi previdenziali non pagati.
Non esiste un unico test per definire l’errata classificazione dei lavoratori in Malesia. Piuttosto, i giudici decideranno caso per caso.
Se le autorità indagano su un’azienda e scoprono che sta assumendo indebitamente contractor trattandoli però come dipendenti, l’azienda potrebbe essere soggetta a quanto segue:
- Pagamento di tutti gli stipendi arretrati, tasse e previdenza sociale fino a 2 anni
- Multe da 200 MYR a 40.000 MYR
- Indagine per frode o evasione fiscale
- Possibili accuse penali che possono portare da 6 mesi di carcere ai 3 anni
- Restrizioni future per l’apertura di imprese o l’assunzione di lavoratori che portano ad una perdita di reputazione e ad un aumento delle difficoltà nello svolgimento delle operazioni commerciali in Malesia
Ecco perché firmare un accordo lavorativo con contractor prima dell’inizio del rapporto lavorativo con lui/lei è essenziale. Questo accordo lavorativo delineerà chiaramente le responsabilità e le limitazioni di entrambe le parti, fornendo dettagli su come l’azienda dovrà retribuire il collaboratore indipendente in Malesia.
Si possono evitare potenziali difficoltà definendo chiaramente il rapporto lavorativo primariamente, e continuando a controllare le leggi sull’occupazione man mano che vengono modificate, per poter lavorare coi contractor in modo conforme.
Quali sono i benefici e le leggi sul lavoro che riguardano i contractor in Malesia?
Le leggi sul lavoro in Malesia si applicano unicamente a coloro che soddisfano le soglie minime per l’ “impiego”. Dato che i contractor non soddisfano queste soglie minime, non hanno diritto agli stessi benefit e protezioni (come le maggiorazioni sugli straordinari o ferie pagate) dei dipendenti.
In che modo le tasse malesi e altri costi di manodopera si relazionano al pagamento dei contractor in Malesia?
Dato che gli independent contractor in Malesia sono di solito i capi di se stessi e sono responsabili della preparazione e della presentazione delle proprie tasse, i datori di lavoro non devono trattenere alcuna tassa o emettere ulteriori contributi di previdenza sociale.
Ciò potrebbe far risparmiare soldi alla tua azienda in costi di manodopera, ma comporta un minore controllo su come un contractor svolge il proprio lavoro.
Le aziende internazionali potrebbero dover comunque eseguire procedure aggiuntive quando assumono o pagano contractor in Malesia. Ad esempio, le aziende statunitensi che lavorano e pagano collaboratori indipendenti in Malesia devono compilare un modulo W-8 BEN per ogni contractor retribuito. È essenziale verificare prima se il paese in cui si opera abbia leggi simili per l’assunzione di contractor internazionali.
Come assumere e pagare i contractor in Malesia: 4 opzioni per pagare i contractor in Malesia in sicurezza
Bonifici
Anche se già utilizzati per pagare i tuoi dipendenti, è possibile emettere bonifici o depositi diretti per pagare anche i contractor in Malesia. Potete farlo una volta o in modo continuativo a seconda del vostro accordo lavorativo e del piano di pagamento.
Mentre lo si effettua, siate sicuri di mantenere i pagamenti ai contractor separati da quelli più ricorrenti. Ricordatevi anche di non trattenere tasse e contributi previdenziali dai vostri clienti come fareste invece per i vostri dipendenti.
Assegni
Mentre gli assegni erano tra le più comuni forme di pagamento per la maggior parte dei contractor, ora sono molto meno utilizzati a causa della possibilità di rimbalzo.
Se stai pagando un libero professionista in Malesia, prendi in considerazione altre scelte a meno che un contractor richieda specificamente un assegno. È più probabile che gli assegni vadano perduti e richiedono più tempo per essere completati rispetto ai pagamenti elettronici, con conseguente insoddisfazione dei contractor.
PayPal o altri sistemi di pagamento online
Per via delle sue alte commissioni e l’aumento di altri servizi che gestiscono pagamenti elettronici online, la popolarità di PayPal è calata sensibilmente nel tempo. Tuttavia, sistemi simili di pagamento via internet rimangono modi più rapidi e semplici per pagare i contractor in Malesia.
Ci sono molti diverse opzioni di pagamento digitale disponibili in Malesia, con più della metà della popolazione che utilizza DuitNow, insieme ad opzioni di online banking come MAE.
Servizi di libro paga e Outsourcing dei sistemi di supporto
Ci sono sistemi di terze parti e partner di libro paga specificamente designati per pagare freelancer e independent contractor in tempo e seguendo tutte le possibili leggi applicabili. Queste opzioni includono PEO (Professional Employer Organizations), Società ombrello, e servizi EOR (Employer of Record).
Collaborando con questo tipo di fornitori potrai evitare le complicazioni della garanzia di conformità in mercati sconosciuti, mentre nel frattempo beneficerai di una forma più stabile di rapporto lavorativo.
Che cosa puoi fare per trasformare gli independent contractor in lavoratori dipendenti in modo sicuro in Malesia
Supponiamo che tu abbia trovato un freelancer che completi perfettamente il tuo business attuale e che tu voglia mantenere la relazione lavorativa a lungo termine. In questo caso, può valere la pena considerare di convertirlo/a in dipendente full-time.
Questa è un’operazione delicata da eseguire in modo sicuro, per evitare che il rapporto si contamini. Potresti anche dover fornire al contractor ragioni ulteriori per abbandonare la libertà che accompagna il lavoro in proprio e pertanto, aumentare i costi in aggiunta al pagamento delle tasse sul dipendente.
Un’organizzazione che paga i contractor in Malesia potrebbe notare che trasferire il dipendente ad un accordo di lavoro con pagamento garantito sia più economico per entrambe le parti a lungo termine.
Una volta concordato un contratto di lavoro che funzioni per tutti, ambo le parti dovranno comprendere ogni aspetto di come la vostra partnership si trasformerà in un accordo di lavoro vero e proprio. Sarà meglio offrire più incentivi e dedicare più tempo per reintrodurli al vostro business per facilitare il contractor attraverso la transizione in lavoratore dipendente.
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