Abbiamo discusso più volte in passato dei servizi di Professional Employer Organization (PEO) e dell’Employer of Record (EOR) e dei vantaggi che offrono. Tuttavia, in genere questi servizi sono più adatti alle aziende che desiderano assumere o trasferire dipendenti all’estero. Per coloro che desiderano trattare principalmente o esclusivamente con independent contractor, i servizi Agent of Record (AOR) forniscono un servizio specializzato ma simile.
Qui esploriamo la definizione di AOR, i suoi vantaggi e come puoi assicurarti di ottenere l’offerta migliore.
Cos’è un Agent of Record?
Un servizio Agent of Record (AOR) è il servizio in cui un fornitore terzo assume e si prende cura di tutti i requisiti amministrativi e normativi relativi agli independent contractor per un cliente. Queste attività possono essere svolte a livello locale o globale, con il fornitore di servizi AOR che funge da intermediario tra il cliente e l’contractor.
Viene utilizzato un AOR perché le normative sugli independent contractor possono differire molto tra stati o paesi. L’AOR può anche fornire competenze ed esperienza specializzate nel fornire garanzie di conformità.
Gli errori di conformità quando si tratta con i contractor sono un problema serio ed errori come la classificazione errata possono portare a multe costose o indagini legali, che potrebbero danneggiare la tua capacità di operare, minacciando così la tua strategia di espansione.
Come un Employer of Record (EOR), gli Agent of Record offrono servizi di outsourcing delle risorse umane che alleggeriscono gli oneri amministrativi e semplificano l’interazione con gli contractor. Le tutele rafforzate dell’AOR che agisce come intermediario offrono una responsabilità ridotta e meno possibilità di errori , oltre a offrire tranquillità al freelancer e il potenziale per maggiori vantaggi.
Il termine AOR è più comunemente usato in questo contesto negli Stati Uniti, anche se sta diventando sempre più popolare in tutto il mondo. Come molti acronimi aziendali, online si trovano diverse definizioni poiché le aziende definiscono il servizio in modo diverso.
La gamma di servizi tipicamente offerti da un AOR comprende:
- Garanzia di conformità
- Formazione e gestione del contratto di lavoro
- Amministrazione dell’onboarding (impostazione dei pagamenti bancari, preparazione dei moduli W-9, ecc.)
- Buste paga e fatturazione
A volte, un Agent of Record può equivalere ad un agente assicurativo incaricato tramite una lettera AOR di fungere uniamente da intermediario per una società cliente e una compagnia assicurativa. Tuttavia, questa definizione può essere coperta da un Broker of Record (BOR) separato per evitare confusione. Per questo motivo, è sempre meglio verificare l’esatta natura dei servizi AOR di un’azienda.
Perché utilizzare un servizio AOR?
Ci sono molti motivi per chiedere la consulenza o la partnership di un fornitore di Agent of Record come INS Global. Le aziende che trarranno maggiori benefici sono quelle che:
Lavorano in più paesi o regioni
La definizione giuridica di independent contractor varia notevolmente da paese a paese. Ecco perché tenere il passo con le variazioni dei requisiti, nonché con tutte le modifiche alle leggi locali o nazionali, può mettere a dura prova i tuoi dipartimenti HR e legali. Un fornitore di servizi AOR dispone dei migliori specialisti in diritto del lavoro e guide al reclutamento per mantenerti sempre conforme, mantenendoti al passo con le migliori pratiche locali in ciascuno dei tuoi mercati target.
Hanno diversi progetti in corso o piani di espansione che richiedono freelancer
Organizzare pagamenti accurati e gestire le esigenze dei contractor per diversi progetti contemporaneamente potrebbe essere troppo da gestire internamente per le PMI, soprattutto quando attraversano periodi di transizione o crescita.
Un AOR ti consente di lasciare i compiti amministrativi a un fornitore di servizi professionali. Allo stesso tempo ti concentri sulla gestione quotidiana del tuo personale. In questo modo, puoi lasciare i problemi a chi ha esperienza nell’affrontare queste questioni e il tuo team può seguire gli obiettivi della tua strategia di espansione globale.
A cui non sono chiare le normative locali relative agli contractor
In alcuni Stati o paesi, le leggi relative agli independent contractor e al loro status lavorativo non sono, nella migliore delle ipotesi, chiare. In molti paesi, gli independent contractor richiedono un contratto di lavoro specifico (work agreement) e non impongono alle aziende che assumono i contractor di dichiarare tasse o versare contributi previdenziali per loro conto. Potrebbe invece essere necessario completare documenti dettagliati come W-9, W-8BEN o 1099 NEC o equivalenti nazionali.
In altri paesi, lo status di “independent contractor” non è formalmente riconosciuto e tutti gli accordi vengono stipulati come accordi business-to-business. Il datore di lavoro legale deve monitorare attentamente questi agreement per evitare comportamenti scorretti che potrebbero portare ad accuse di errata classificazione.
Agent of Record: i pro e i contro
CONTRO: Un AOR non può gestire tutti i processi coinvolti nel lavoro coi contractor (trovare e trattare con l’Agent of Record, fare i colloqui ai contractor, ecc.)
PRO: Puoi comunque risparmiare tempo con l’outsourcing di tutte le attività amministrative quotidiane o ripetitive che non sono direttamente correlate agli obiettivi di crescita o di profitto
CONTRO: Un altro canone mensile da pagare
PRO: dover gestire una sola e unica tariffa che si collega direttamente al numero o alla qualità dei freelancer che assumi, mentre i tuoi dipendenti rimangono concentrati su lavori più essenziali
CONTRO: Si potrebbe provare un senso di disconnessione dai lavoratori che si stanno assumendo
PRO: La presenza di un intermediario elimina ogni possibilità di errori di responsabilità e riduce i tempi di gestione
CONTRO: Mancanza di trasparenza con alcuni fornitori
PRO: I fornitori con un track record garantito come INS Global offrono l’esperienza di cui hai bisogno con tutta la comunicazione che desideri
Come scegliere un Agent of Record
Le tue esigenze di Agent of Record saranno direttamente correlate al modo in cui i contractor vengono definiti e protetti nel tuo mercato o settore di riferimento. Ecco perché è meglio trovare un AOR con la giusta esperienza nel mercato prescelto e con solidi collegamenti con il settore prescelto. Inoltre, l’AOR dovrebbe essere consapevole dei trend attuali e di come adattare in modo efficiente le proprie procedure di garanzia della conformità per adattarsi facilmente ai nuovi requisiti.
Il fornitore AOR giusto per il tuo lavoro necessita di una comprovata esperienza nell’offrire i propri servizi nel mercato prescelto. La giusta esperienza qui significa poter assumere o gestire contractor in sicurezza, sapendo che la rete di supporto e collegamenti di AOR nel mercato prescelto è sufficientemente sviluppata prima di iniziare.
Tutto ciò può essere verificato attraverso recensioni e testimonianze di precedenti clienti di un AOR. Questi dovrebbero essere liberamente disponibili su richiesta o presenti sul sito web dell’AOR. Allo stesso tempo, puoi utilizzare siti di terze parti imparziali come G2 per scoprire una gamma più ampia di testimonianze.
Le fasi necessarie nella scelta di un Agent of Record
Innanzitutto, è importante incontrare l’Agent of Record prima di stipulare qualsiasi accordo. L’AOR dovrebbe poter discutere le vostre esigenze specifiche e quindi formulare un piano d’azione individuale. Ciò potrebbe comportare la discussione dei servizi specifici di cui hai bisogno, della durata del tuo progetto e dell’AOR che offre indicazioni sui parametri di riferimento locali o sulle migliori pratiche quando si assumono contractor.
Firma un accordo AOR con il fornitore che definisce le responsabilità di entrambe le parti.
Ora l’AOR può iniziare la ricerca per trovare collaboratori indipendenti idonei o mettersi in contatto con quelli che hai già trovato. Questo sarà basato sulle tue esigenze e potrai sostenere colloqui o rivedere una lista di candidati.
L’AOR stipula quindi contratti di lavoro coi contractor per tuo conto, occupandosi di tutte le attività amministrative legate all’onboarding.
Il contractor può iniziare a lavorare sul tuo progetto. L’AOR fornisce supporto continuo come buste paga accurate mentre tu pagherai semplicemente in base ai termini di entrambi i contratti di lavoro e del tuo accordo AOR.
Agent of Record ed Employer of Record – comprendere le differenze
In poche parole, quelle degli Agent of Record e gli EOR sono soluzioni HR simili in quanto offrono molti degli stessi servizi di amministrazione dei lavoratori. Puoi vedere la definizione esatta di EOR (e PEO) in questo articolo.
La differenza è che mentre gli EOR forniscono questi servizi ai lavoratori dipendenti diventando datori di lavoro ufficiali dei dipendenti, gli AOR sono specializzati nell’amministrazione e nella garanzia di conformità degli independent contractor.
Un EOR gestisce tutte le attività delle risorse umane relative ai contratti di lavoro, compresa l’elaborazione delle buste paga e l’amministrazione dei benefici per i dipendenti. I servizi Employer of Record sono più comunemente utilizzati dalle aziende che desiderano espandersi all’estero mentre gestiscono le risorse umane in un sistema normativo sconosciuto senza la necessità di creare una nuova entità.
Questa è una differenza essenziale poiché dipendenti e contractor richiedono competenze e conoscenze molto diverse per gestirli correttamente. La classificazione errata può comportare multe o sanzioni gravi, a seconda dell’area operativa.
FAQ
D: Quando è opportuno rescindere un contratto Agent of Record? Come si può fare?
R: Dopo aver lavorato con un Agent of Record per un po’ di tempo, potresti sentirti insoddisfatto del livello di servizio fornito. In questo caso, potrebbe essere il momento di trovare un nuovo partner per i servizi di espansione e cambiare AOR. Ciò può accadere per una serie di motivi, come ad esempio:
- L’agent of record non fornisce informazioni sufficienti o è irraggiungibile nei momenti chiave
- Trovare un fornitore di servizi Agent of Record con una migliore esperienza nella tua area target o che offra una gamma avanzata di servizi come Recruitment Process Outsourcing (RPO)
- La vostra strategia di espansione globale sta cambiando e richiede servizi adattati per gestire una gamma più ampia di località o un numero di lavoratori
- In tutti questi casi, è necessario concludere il contratto Agent of Record nel modo più pulito possibile per evitare errori di classificazione errata durante il periodo di transizione. Se stai cercando un nuovo fornitore di servizi AOR, assicurati che sia in grado di assumere tutti i contractor con cui sei già impegnato prima di iniziare il processo di risoluzione del tuo attuale contratto.
D: In che modo i servizi di Agent of Record di INS Global possono aiutarvi nell’assunzione di contractor?
R: INS Global offre servizi di garanzia della conformità RPO, AOR, EOR e buste paga in oltre 100 paesi per aiutarti a trovare e lavorare con i migliori independent contractor del mondo.
I nostri servizi di gestione di independent contractor internazionali possono aiutarvi a individuare i migliori talenti internazionali e supervisionare ogni aspetto della loro gestione, inclusa la creazione di contratti, la generazione di fatture e il pagamento degli stipendi. Tu guadagni dal loro talento mentre loro sono soddisfatti della maggiore protezione e del servizio che gli forniamo.
SHARE