Las empresas que quieran expandir sus operaciones a España pueden esperar encontrar una gran cantidad de oportunidades en términos de talento y mano de obra especializada. Con una población joven centralizada en grandes áreas urbanas, la economía colaborativa en España es fuerte. Sin embargo, cuando llega el momento de pagar a los contratistas independientes en España, debes seguir ciertas pautas para cumplir con la ley.
Con un sólido sistema de regulaciones en torno a la contratación, el pago y el cumplimiento de los contratistas, cometer errores en cualquier paso del proceso puede ser fatal para las empresas. Es por eso por lo que este artículo explica cómo contratar y pagar a los contratistas de manera rápida y segura.
La diferencia entre un empleado y contratistas en España
En pocas palabras, los contratistas y empleados en España se diferencian por el tipo de acuerdo con una empresa. Los empleados firman un contrato de trabajo, ya sea a término fijo o indefinido. Por el contrario, los contratistas firman un acuerdo de trabajo que describe el trabajo específico que se realizará en torno a un proyecto o proyectos.
Otra diferencia clave entre estas relaciones es la forma en que se les paga a los empleados y contratistas. En España, los empresarios son responsables de hacer las deducciones en la fuente por concepto de impuestos y cotizaciones a la seguridad social. También están obligados a hacer sus propias contribuciones en nombre de sus empleados.
Para los contratistas, los pagos se realizan simplemente de acuerdo con una tarifa acordada. El contratista debe gestionar por separado las declaraciones de impuestos y la seguridad social.
Los contratistas tampoco requieren que los dueños de negocios asuman la responsabilidad del impuesto sobre el empleo. Debido a esto, el cliente debe sopesar el beneficio de menores responsabilidades frente a un menor control sobre el trabajo del contratista
Leyes laborales en España y cómo se relacionan con los contratistas
Los contratistas no están sujetos a la estructura de gestión de las empresas con las que trabajan. De hecho, es típico que los contratistas trabajen con varios clientes a la vez. Por ello, establecen su propio horario y método de trabajo, utilizan sus propias herramientas y gestionan sus propios pagos de impuestos y seguridad social.
Como tales, no se benefician de los mismos beneficios laborales que los empleados normales. Como resultado, no están cubiertos por la Ley de Empleo de la misma manera. Esto incluye la falta de vacaciones pagadas, seguro de salud de la empresa, gastos comerciales u otros beneficios obligatorios. En cambio, reciben beneficios similares a través de sus propios impuestos y contribuciones a la seguridad social por separado.
Un contratista da su consentimiento para completar el trabajo según lo establecido en el acuerdo de contratista independiente. Sin embargo, más allá de esto, son libres de elegir cómo se completa el trabajo.
Los peligros de la clasificación errónea con contratistas independientes en España
La clasificación errónea de los trabajadores como autónomos o contratistas independientes se conoce como falso autónomo en España. Se define como cuando una empresa contrata trabajadores como contratistas, pero luego la trata de la misma manera que lo haría con un empleado común a pesar de tener solo un acuerdo de trabajo de contratista.
Esto puede significar que la empresa controla la forma en que los contratistas completan un proyecto o les exige que trabajen en una oficina con horarios establecidos. También puede describir situaciones en las que un contratista depende indebidamente de una sola empresa cliente.
En los últimos años, España ha aumentado el nivel de las empresas que contratan a contratistas con castigos más estrictos para los culpables de clasificación errónea. España promulgó nuevas leyes en septiembre de 2022 que sancionan a los empleadores por abusar de los derechos de sus empleados. Como resultado, la clasificación errónea conlleva una pena máxima de seis años de cárcel más sanciones financieras.
Sin embargo, los contratistas que trabajan principalmente con un cliente pueden caer en una distinción separada denominada trabajadores autónomos económicamente dependientes (TRADE o TAED). Esto se aplica más comúnmente a los contratistas que reciben el 75% o más de sus ingresos de un solo cliente.
Este tipo de relación es legal, pero debe funcionar de acuerdo con pautas muy específicas. Esto incluye que el contratista realice el trabajo por separado de otros empleados y que el contratista mantenga el control total sobre su método y entorno de trabajo.
En general, los pagos del contratista deben reflejar la naturaleza de la relación laboral. Esto significa pagos por hora, o por proyecto, en lugar de un salario mensual.
Impuestos de contratistas independientes y autónomos España
Los empleadores no retienen impuestos a los contratistas independientes en España. Los contratistas gestionan sus propios impuestos, IVA y seguridad social.
En general, la mejor práctica para una empresa que contrata a contratistas es verificar que el contratista haya solicitado correctamente el IVA (llamado Impuesto de Valor Añadido o IVA) y presente sus impuestos tanto trimestralmente (Modelo 303) como anuales (Modelo 390) declaraciones de IVA . Hacer esto puede proteger a una empresa, ya que muestra un reconocimiento de las diferentes responsabilidades que tienen con los contratistas.
Por su parte, las empresas en España que contraten contratistas deben cumplimentar trimestralmente un modelo 111 de declaración de impuestos y anualmente un modelo 190 de prestaciones sociales ante la Agencia Tributaria española. Estos funcionan de manera similar al Formulario 1040 para trabajadores estadounidenses.
Este sistema es conveniente para las empresas y permite que una empresa ahorre costosas contribuciones a la seguridad social. Sin embargo, no debe verse como una simple herramienta de ahorro de costes. Las empresas deben tener en cuenta la pérdida de control sobre la entrega del proyecto.
¿Cómo convertir a un contratista independiente en un empleado en España?
Es posible que desees mantener a un contratista como empleado si demuestra ser un activo valioso o exhibe habilidades especiales o comercializables. Luego, deberás poder guiarles de manera efectiva a través del cambio de contratista a empleado.
Si el contratista realiza trabajos en el extranjero, esto puede implicar la implementación de los sistemas adecuados en tus países de origen para garantizar que se les pague regularmente y de conformidad con la ley.
Una empresa que trabaja con los servicios de EOR (Employer of Record) puede contratar y pagar a contratistas en España en tu nombre. Cuando desees convertir a los mejores contratistas en empleados, un EOR puede administrar el proceso por ti y pagarles como empleados de la misma manera. Esto te permite colaborar con nuevos trabajadores en países o áreas donde tu organización empresarial aún no existe.
La experiencia legal y la información que necesitas para navegar de manera efectiva los procesos de convertir a un contratista independiente en un empleado en España también puede obtenerse de un EOR.
Cuatro formas de pagar a los contratistas independientes en España
- Depósitos Directos
Si bien generalmente se asocia con el pago de empleados, este método de pago también se puede usar para pagar contratos una vez o regularmente, según tu acuerdo de trabajo y el cronograma de pago.
Cuando pagues a los contratistas de esta manera, ten cuidado de separar los pagos de otros depósitos hechos a los empleados regulares. También tendrás que recordar no hacer las mismas deducciones que con los empleados. Es posible que algunos contratistas no se sientan cómodos de inmediato compartiendo información confidencial con cada cliente, y será necesario llegar a tiempo y de forma segura todos los meses para generar confianza.
- Cheques
Tradicionalmente preferido por la mayoría de los contratistas, los cheques son más problemáticos de lo que valen en estos días. Pagar a un contratista con un cheque es más lento que los pagos electrónicos, con el potencial de extraviarse o dañarse. También son menos confiables debido a su relativa rareza y el potencial de rebote.
Una empresa también puede querer considerar qué tan útil es un cheque debido al riesgo de tener información bancaria potencialmente confidencial en cada billete.
- PayPal/Sistemas de pago en línea
Ahora unido a un número cada vez mayor de servicios de pago en línea y bancos electrónicos, PayPal ha perdido mucha popularidad a lo largo de los años. Sin embargo, sigue siendo una buena opción para muchos debido a su seguridad, facilidad de uso y relativa velocidad.
La desventaja es que requiere que el contratista también tenga una cuenta comercial de PayPal, y las tarifas pueden ser altas, especialmente para las transacciones internacionales.
- Servicios de gestión de nómina
Los socios y servicios de nómina están diseñados específicamente para pagar a los trabajadores independientes y autónomos de manera oportuna y conforme a la ley. Estos pueden adoptar la forma de una empresa paraguas que cede a los contratistas a los clientes y administra tu nómina, o a través de un BPO que puede gestionar la nómina de manera compatible a través de servicios de outsourcing de recursos humanos.
Estos socios de gestión de nómina tienen la experiencia legal para garantizar que tu pago se realiza con precisión y de acuerdo con todas las prácticas pertinentes.
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