Con una larga historia de aprobación de legislación favorable a las empresas, un mercado potencial vasto y desarrollado y una fuerza laboral altamente capacitada, es obvio por qué las empresas recurren a la contratación en el Reino Unido. Una opción para la contratación en el Reino Unido es trabajar con contratistas independientes. Pero luego surge la pregunta, ¿cómo puedo pagar a los contratistas independientes en el Reino Unido de manera segura y eficiente?
¿Cuáles son las diferencias entre empleados y contratistas independientes en el Reino Unido? Conoce tus responsabilidades
Los contratistas en el Reino Unido se clasifican como autónomos. Esto significa que trabajarán con uno o varios clientes, generalmente a través de una empresa comercial única o una pequeña empresa limitada. Como tales, no tienen ni los derechos de un empleado ni las mismas obligaciones para con su empresa cliente.
A los empleados en el Reino Unido se les paga a través del sistema PAYE (Pay As You Earn). Aquí es donde el empleador realiza las deducciones por impuestos y Seguro Nacional (NI) en la fuente.
Esto también incluye la obligación de que los empleadores aporten el equivalente a alrededor del 17,3 % del salario de un empleado a la seguridad social del empleado. Estas contribuciones pagan todos los planes de beneficios típicos que disfrutan los empleados en el Reino Unido. Esto incluye pensión, atención médica y varias formas de licencia.
Para los contratistas, estos costes adicionales no existen. Sin embargo, las empresas no deberían ver esto como una forma de pagar menos a los contratistas independientes y ahorrar dinero.
Acuerdos de contratistas independientes
Los empleados están vinculados a un solo empleador por un contrato de trabajo. Por otro lado, los contratistas suelen trabajar con varios clientes. También aceptan solo los requisitos específicos detallados en un acuerdo de trabajo del contratista.
Las empresas deben cumplir obligaciones legales obligatorias con los empleados que protegen los derechos y la seguridad de los trabajadores. A cambio, los empleados se comprometen a realizar sus tareas en la forma que elija la empresa. Esto incluye completar tareas cuando y donde se desee. También utilizarán las herramientas y la ubicación proporcionada por la empresa.
Con los contratistas, las empresas no están obligadas a proporcionar nada más allá del pago. Aquí, el trabajador utiliza sus propias herramientas y recursos para completar una tarea de la manera que elija. Como tal, las responsabilidades de la empresa hacia los contratistas son mínimas y los contratistas determinan su equilibrio entre la vida laboral y personal.
Leyes laborales en el Reino Unido y cómo se relacionan con los contratistas
En general, los contratistas no están sujetos a las leyes laborales habituales, y las responsabilidades del empleador no se aplican a ellos. En un acuerdo de contratista, la empresa cliente no está obligada a proporcionar protección o derechos laborales.
Cuando alguien trabaja por cuenta propia en el Reino Unido, disfruta de beneficios y protecciones similares a los de un empleado. Sin embargo, obtienen estos beneficios directamente como resultado de sus propios pagos de impuestos.
El gobierno del Reino Unido proporciona una herramienta en línea que te permite verificar si alguien trabaja por cuenta propia o no. Tratar a un empleado como contratista o viceversa en el Reino Unido se denomina clasificación errónea y conlleva una serie de consecuencias potencialmente devastadoras. Describiremos estos riesgos a continuación.
Cómo maneja el Reino Unido los impuestos y otros costes de nómina para contratistas independientes
Los contratistas en el Reino Unido administran sus propios pagos de impuestos a través de un formulario de impuestos y un servicio de autoevaluación del gobierno. Por lo general, un contratista se establece como comerciante único y paga impuestos sobre la renta sobre todas las ganancias superiores a £ 12,570 por año.
Esto se hace anualmente, realizándose también al mismo tiempo las cotizaciones a la Seguridad Social. Los comerciantes individuales que facturen más de £ 85,000 también deben pagar el IVA.
También pueden tener un acuerdo con una Compañía Paraguas que se hará cargo de los impuestos y otros costos por ellos.
Todo esto permite que los contratistas disfruten de los beneficios de jubilación y seguridad social. Sin embargo, no reciben el mismo nivel de seguridad que los empleados.
¿Cuáles son los riesgos de clasificación errónea en el Reino Unido?
De acuerdo con la ley del Reino Unido, tratar a un contratista como un empleado mientras se le sigue pagando como contratista se clasifica como privarlo de sus derechos y protecciones como empleado.
Para algunas empresas, la capacidad de pagar a los contratistas independientes sin contribuciones de NI se considera una forma de ahorrar dinero en costes relacionados con las obligaciones del empleador. Sin embargo, sin saber cómo administrar empleados y contratistas, las empresas corren serios riesgos.
En el Reino Unido, una empresa pillada clasificando erróneamente a un trabajador como contratista (cuando en realidad realiza el trabajo de un empleado) se enfrenta a las siguientes costosas sanciones:
- El trabajador se convierte automáticamente en empleado. También reciben el pago de todos los beneficios de los empleados que deberían haber disfrutado desde el comienzo de la relación laboral (incluyendo cosas como vacaciones anuales y salario mínimo)
- La empresa debe pagar la cantidad total de las contribuciones de NI que debió pagar, más los intereses
- La empresa puede ser investigada por fraude y enfrentar cargos penales adicionales debido al acto de clasificación errónea que priva al empleado de sus derechos y al gobierno de los fondos fiscales y de seguridad social.
¿Cómo convierto a un contratista independiente en un empleado en el Reino Unido?
Cuando un contratista realiza su trabajo particularmente bien, o posee habilidades específicas que una empresa podría desear conservar de forma permanente, es posible que desee convertir a ese contratista en un empleado de tiempo completo. También podría ser demasiado costoso pagar a los contratistas independientes a largo plazo debido a una alta tarifa por hora.
Para hacer esto de manera segura y precisa, es mejor seguir estos pasos:
Convencer al contratista de los beneficios de convertirse en empleado
La transición de contratista a empleado trae muchas ventajas para el trabajador, como planes de jubilación, seguro de vida, salario regular, integración en la cultura y el equipo de una empresa y mayor seguridad. Es posible que también debas garantizar algunos beneficios que disfrutaron como contratista, como la opción de trabajar desde casa u otros beneficios complementarios.
Tu trabajo aquí es exponer claramente estos beneficios cuando hables de tus intenciones con el contratista.
Verifica que el contratista sea un empleado viable de acuerdo con la ley del Reino Unido
Al utilizar la herramienta en línea mencionada anteriormente, una empresa puede verificar el estado laboral del contratista. De esta manera, puede asegurarse de que el contratista pueda convertirse en un empleado.
El contratista también deberá ser consciente de que la nueva situación puede significar cambios en la forma en que trabaja con otros clientes. Esto significa que pueden verse obligados a poner fin a otras relaciones comerciales.
Comprender la forma en que cambia la relación y exponer claramente estos cambios en un contrato de trabajo
Un gran cambio para considerar será el salario del nuevo empleado. Es importante tener en cuenta que deben ser pagados de acuerdo con el salario mínimo nacional y también ser elegibles para todos los tipos de licencia pagada. Además, los costes indirectos, como las contribuciones a la seguridad social, ahora deben tenerse en cuenta en la tarifa laboral real del empleado.
El contratista ahora también estará obligado a realizar las tareas solicitadas. Esto requiere una pérdida de libertad potencial en la forma en que funcionan.
Todos estos cambios deben estar claramente descritos en un contrato de trabajo que debe hacerse por escrito para evitar posibles disputas.
Agrega el nuevo empleado a tu sistema de nómina
Una vez que se negocie un salario, será necesario agregar al empleado al sistema PAYE. Tendrás que gestionar las deducciones fiscales y de seguridad social del salario bruto del empleado cada mes.
Aquí, debes tener una estructura de empresa en el Reino Unido capaz de administrar la nómina de acuerdo con el sistema PAYE. También deberás contar con el personal de recursos humanos para administrarlo.
Cualquier error en esta etapa dañará rápidamente la confianza del trabajador en su capacidad para ofrecerles las protecciones que necesitan como empleados. Debido a esto, es importante tomarse el tiempo para manejar esto correctamente. Incluso puedes buscar la orientación de un servicio de gestión de nómina profesional para reducir el riesgo de complicaciones.
Siga tu proceso de incorporación típico (con algunos cambios)
Los contratistas que se conviertan en empleados ya estarán familiarizados con tu empresa. Debido a esto, es posible que requieran menos procedimientos de incorporación, como entrevistas. Como especialistas en su campo, probablemente también requerirán menos capacitación.
Sin embargo, integrar adecuadamente al nuevo empleado y mostrarle los beneficios del nuevo acuerdo puede significar que debas tomar medidas adicionales durante este proceso para demostrarle que ahora es un miembro valioso del equipo.
Si tu organización en el Reino Unido no tiene la estructura disponible para seguir estos pasos cuidadosamente, un Employer Of Record (EOR) puede proporcionarte la estructura necesaria, el soporte de recursos humanos y la gestión de la nómina.
Cuatro formas útiles de pagar a los contratistas independientes en el Reino Unido
Depósitos Directos
Los depósitos directos se pueden usar para pagar contratos una vez o con frecuencia, según tu acuerdo de trabajo y el cronograma de pago.
Ten cuidado de diferenciar los pagos de los contratistas de otros pagos realizados a los trabajadores regulares. Además, ten en cuenta no hacer las mismas deducciones que harías con los trabajadores.
Cheques
Los cheques solían ser el método de pago favorito de la mayoría de los contratistas, pero ahora son mucho menos populares. Los cheques son menos confiables debido a su relativa rareza y la posibilidad de rebote. Son más lentos que los pagos electrónicos, tienen el potencial de perderse o destruirse y demoran más en procesarse.
PayPal u otros sistemas de pago online
PayPal ha perdido mucha popularidad a lo largo de los años debido a la creciente cantidad de competidores en el sistema de pago en línea. Muchas personas consideran que un pago en línea es una alternativa decente debido a su seguridad, uso y velocidad.
Los inconvenientes de estos sistemas incluyen el posible requisito de que el contratista tenga una cuenta comercial. También puede haber tarifas relativamente altas para las transacciones. Este último problema es particularmente cierto cuando se paga a contratistas en el extranjero.
Servicios de Nómina Garantizada
Los socios de gestión de nómina y los servicios de terceros se crean expresamente para pagar a los contratistas independientes y otros trabajadores por cuenta propia a tiempo y en cumplimiento de la ley. Estos pueden tomar la forma de un negocio paraguas que administra la nómina por ellos. También puede ser a través de un BPO de Recursos Humanos que puede gestionar la nómina legalmente a través de servicios de subcontratación de recursos humanos.
Estos socios de gestión de nómina tienen el conocimiento legal para garantizar que tu pago se procese correctamente y cumpla con todas las leyes aplicables.
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