La expansión global se ha vuelto esencial para cualquier empresa que quiera mantenerse al día con la competencia en los mercados de hoy. Tener empleados expatriados puede darte un punto de apoyo en el extranjero mientras te permite mantener una base de operaciones en tú país de origen.
Las regulaciones de nómina y las obligaciones fiscales en torno a los empleados expatriados suelen ser diferentes a las del país de origen. Por lo tanto, es esencial gestionar correctamente la nómina global de tus empleados expatriados para evitar cometer errores costosos.
En este artículo, destacamos la mejor manera de gestionar la nómina de tus empleados expatriados. De esta manera, puedes asegurarte de que tus empleados reciban sus salarios de manera legal.
¿Qué es un empleado expatriado?
Un expatriado, o empleado expatriado, es una persona que vive o trabaja en un país fuera de su país de origen. Un empleado expatriado normalmente trabaja en el extranjero a corto plazo.
También puedes contratar empleados extranjeros para la fuerza laboral de tu empresa. Estos también cuentan como expatriados por el bien de los impuestos. Es importante recordar esta distinción.
Una empresa puede enviar a un empleado a un nuevo mercado por muchas razones. Éstas incluyen:
- creación de una nueva sucursal de la empresa
- completar un proyecto o tarea específica
- supervisar las operaciones en ese lugar
- construir conexiones con clientes y negocios locales
Al elegir asignar o reasignar a un empleado a un puesto en el extranjero, es vital considerar un paquete de reubicación con gastos de nómina adicionales. Mudarse a un nuevo país es costeso y estresante. Especialmente si el empleado se muda con familiares, puede ser un proceso largo y complejo. Estos trabajadores esperan asistencia práctica y monetaria en cada paso.
Por supuesto, hay muchos beneficios para los empleados expatriados. Por lo general, incluyen mejorar drásticamente las relaciones con tus clientes, establecer las bases para la expansión de la empresa al nuevo mercado y permitir que la imagen y la reputación de tu empresa lleguen a un público mucho más amplio.
Gestión de nómina de expatriados: ¿Cómo funciona?
Como se mencionó anteriormente, los costes de nómina de los empleados expatriados tienden a ser más altos que los de los empleados locales. Además de la compensación por reubicación, también deberás cumplir con las leyes locales de empleo y salario mínimo. Estos costes pueden ser más altos que los de tu país base. También puede haber un diferencial de costo de vida. A menos que proporciones un paquete competitivo que reconozca estas diferencias, puede ser difícil convencer a los empleados para que se trasladen.
En términos generales, los empleados expatriados deben recibir sus salarios en la moneda del país en el que viven y trabajan. Por lo general, esto significa encontrar el método adecuado para pagarles sin incurrir en altas tarifas de transferencia y tipo de cambio.
Al gestionar la nómina de expatriados, la garantía de cumplimiento se vuelve aún más importante. Los errores menores con cosas como los impuestos federales sobre la renta, los impuestos de seguridad y seguros médicos, el cálculo de la nómina y la garantía de los beneficios mínimos nacionales para los empleados podrían significar multas graves.
Cómo un socio de outsourcing de nómina puede ayudar con la gestión de nómina de expatriados
Asociarse con una organización de terceros como una BPO (BPO de Recursos Humanos) o EOR (Employer of record) puede ahorrarte dinero en gastos bancarios y de instalación. Un BPO o EOR tiene un sistema de nómina internacional ya establecido. Esto garantiza que tus empleados reciban su salario de manera efectiva en cada período de pago.
Sin embargo, la nómina de empleados expatriados implica más que solo pagos de salarios. Los requisitos fiscales para los empleados expatriados no son los mismos que para los empleados locales.
Los hechos esenciales que debes saber para los impuestos sobre la nómina de expatriados
El procesamiento de la nómina de expatriados puede ser bastante complicado de hacer bien. Algunos riesgos potenciales incluyen la doble imposición, los pagos atrasados y el incumplimiento de las leyes fiscales locales.
El primer paso es investigar las tasas impositivas y las leyes del país de origen y del país anfitrión. La clave aquí es ver si hay tratados que eviten la doble imposición. Por ejemplo, un empleado expatriado estadounidense en Canadá debe pagar impuestos tanto en EE. UU. como en Canadá. Sin embargo, el IRS permite a los empleados expatriados deducir montos de impuestos extranjeros para evitar la doble imposición.
La mayoría de los países de la UE tienen acuerdos fiscales preexistentes que no requieren que los empleados expatriados paguen impuestos en ambos países.
Alternativamente, algunos países pueden tener reglas diferentes para gravar ingresos separados o combinados.
A continuación, debes asegurarte de que estás reteniendo la cantidad correcta de impuestos de seguridad social. De esta manera, el empleado expatriado recibe beneficios de seguro social y seguro médico en el país en el que vive. Como empresa en el extranjero, deberás pagar diferentes cantidades de contribuciones del empleador y del empleado.
Este paso también puede implicar la presentación de formularios en el país de origen y el registro correcto en el país anfitrión. Cualquier error durante este procedimiento puede resultar en que tu empresa pague multas adicionales.
¿Cuáles son los términos clave que debes entender cuando se trata de la gestión de nómina de expatriados?
Hay varios aspectos diferentes de las obligaciones fiscales que un empleado expatriado debe considerar, que incluyen:
- País de residencia: los impuestos nacionales generalmente se pagan en el país en el que se encuentra actualmente el empleado.
- País de origen: Esto se refiere a los impuestos en cualquier lugar en el que se obtengan los ingresos.
- Renta mundial: cuando un empleado trabaja en dos o más países, los impuestos pueden pagarse en el país de residencia, así como en su país de origen. El ingreso mundial se refiere al ingreso que gana un empleado en cada país.
- Territorialidad: En ocasiones, la nómina puede requerir pagos parciales de impuestos en cada país donde se obtienen los ingresos.
El método que sea más efectivo para ti depende de la ubicación, la duración del empleado en el extranjero y el potencial de los tratados fiscales existentes entre los países de origen y anfitriones.
¿Qué es la nómina en la sombra y cómo afecta los impuestos sobre el empleo?
Los empleados, mientras están en el extranjero, aún pueden tener que pagar impuestos en tú país de origen. Alternativamente, pueden pagar en tú país de acogida para beneficiarse de la seguridad social durante su destino. Esto puede ser difícil mientras la estructura de nómina de tu empresa siga siendo puramente local.
Un acuerdo de nómina en la sombra se refiere a uno en el que los cálculos de la nómina se realizan en varios países a la vez sin que se sobrecargue el salario completo del empleado.
Esto generalmente se hace a través de un proveedor de servicios externo que puede gestionar la nómina en otro país en tú nombre. Requiere una comprensión clara de los tratados fiscales existentes entre cada país, así como también cómo hacer uso de los créditos y procesos fiscales.
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