Cuando consideras el mercado portugués, los contratistas independientes representan una oportunidad fantástica para contratar rápidamente a especialistas. Los contratistas también te permiten contratar trabajadores en Portugal sin ampliar tu departamento de recursos humanos o las funciones de impuestos y nómina. Sin embargo, Portugal toma en serio la clasificación errónea de los contratistas. Cuando llega el momento de pagar a los contratistas en Portugal, es esencial contar con la información correcta.
Es por eso que hemos creado esta guía sobre las definiciones y riesgos de trabajar con contratistas independientes. A continuación, descubrirás cómo reconocer el potencial de errores y encontrar la mejor manera de pagar a los contratistas en Portugal.
¿Cuáles son las principales diferencias entre los contratistas independientes y los empleados en Portugal?
Desde 2013, el gobierno portugués ha intensificado las medidas contra las empresas que pagan a los trabajadores como contratistas mientras los tratan como empleados. En Portugal, esto a menudo se conoce como proporcionar «falso recibos verdes». Esto hace referencia al color de los recibos oficiales utilizados por los contratistas en el país para facturar a los clientes.
Este tipo de clasificación errónea puede ocurrir de manera inocente debido a una falta de comprensión clara de lo que constituye un verdadero empleado frente a un contratista independiente.
Los contratistas en Portugal no están vinculados a un cliente mediante un contrato de empleo como un empleado. Ellos establecen un acuerdo de trabajo o contrato de servicios con su cliente, que establece los resultados esperados de la participación del contratista. Este acuerdo no debe incluir disposiciones que dicten cómo, cuándo o dónde el contratista llevará a cabo su función.
En Portugal, un contratista independiente no está legalmente subordinado a un empleador. Esto significa que no están bajo la cadena de mando de su cliente. Además, los contratistas no están sujetos a la gestión del cliente más allá de lo establecido en un acuerdo de trabajo.
Esto incluye el uso de sus propias herramientas y equipos, establecer su propio horario de trabajo y requisitos de pago. Como resultado, los contratistas en Portugal no reciben beneficios laborales como días de vacaciones pagados o horas extras.
Si pagas a contratistas en Portugal como autónomos pero los tratas como empleados, las autoridades pueden optar por investigar tu empresa por clasificación errónea.
¿Cuáles son los riesgos de clasificación errónea de contratistas a tener en cuenta al contratar o pagar a contratistas en Portugal?
La falsa autoempleo, o clasificar erróneamente a un trabajador como contratista mientras lo tratas como empleado, es un delito grave en Portugal porque priva al trabajador de los beneficios laborales y al país de los ingresos fiscales.
Si las autoridades sospechan que una empresa contrata y paga a un trabajador como contratista en Portugal solo para evitar responsabilidades de empleador, pueden aplicar las siguientes sanciones:
- El empleador debe realizar pagos retroactivos por todas las contribuciones de seguridad social y seguros que debieron realizarse durante el período de empleo. Esto incluye realizar pagos en nombre del «empleado», y se espera que el empleador reclame esta cantidad al contratista.
- Pago retroactivo al contratista por todas las vacaciones, licencias y otros beneficios laborales no otorgados.
- Multas penales de €2,040 a €9,690, con casos graves sujetos a posibles multas de hasta €60,000.
- Restricciones de acceso a financiamiento público y servicios durante un máximo de 2 años.
Las leyes laborales que se aplican a los contratistas en Portugal
El Código de Trabajo portugués establece los principales criterios utilizados anteriormente para definir a un empleado. También define lo que no es un contratista independiente y establece el proceso que debes seguir para pagar a los contratistas en Portugal.
Gran parte de cómo se establecen los acuerdos de trabajo con contratistas independientes también se encuentra en el Código Civil portugués y sus enmiendas. Esto proporciona muchos de los mínimos fundamentales que componen un acuerdo de trabajo con un contratista en Portugal si no se mencionan explícitamente.
Si bien sus impuestos declarados pueden brindar a los contratistas cierto acceso a los beneficios estatales, como regla general, los contratistas independientes no están sujetos a las leyes nacionales relacionadas con la seguridad social.
Cómo se comparan los impuestos portugueses y otros costos de nómina para contratistas independientes con los de los empleados
Cuando pagas a contratistas en Portugal, no necesitas gestionar la nómina de la misma manera que a los empleados (incluyendo la gestión de deducciones por impuestos y contribuciones a la seguridad social). En cambio, los contratistas portugueses o trabajadores autónomos gestionan sus propios pagos de impuestos y seguridad social.
Los contratistas independientes en Portugal pagan el mismo impuesto sobre la renta individual que los empleados, el cual deben declarar ellos mismos utilizando su número de identificación fiscal.
La Autoridad Tributaria proporciona los ahora digitales «recibos verdes» utilizados para pagar a los contratistas en Portugal.
Debido a que los contratistas no se benefician de una contribución del empleador a su fondo de seguridad social, ellos pagan sus contribuciones por completo. Sin embargo, se aplican tasas reducidas del 29.6% (dependiendo de los regímenes específicos) sobre los ingresos esperados.
Sin embargo, para los contratistas que obtienen más del 80% de sus ingresos de un solo cliente o grupo de clientes, se puede aplicar un impuesto adicional del 5% sobre la seguridad social directamente a los clientes. Este costo adicional reconoce efectivamente la posición de «contratistas dependientes».
En general, los trabajadores autónomos también están sujetos al IVA por los ingresos obtenidos por encima de los 10,000€ por año.
¿Cómo convierto a un contratista independiente en un empleado en Portugal?
Si un contratista demuestra habilidades que los convierten en un activo valioso para el futuro, es posible que desees mantenerlos como empleados a largo plazo. También puede convertirse en un problema si tienes que pagar a contratistas en Portugal a largo plazo debido al mayor riesgo de clasificación errónea.
En este caso, es posible que desees guiarlos de manera segura a través de la transición de contratista a empleado. De lo contrario, pueden surgir problemas que conduzcan a errores de clasificación errónea.
Convence al contratista de los beneficios de trabajar para tu empresa.
Incluir una discusión clara sobre los beneficios laborales puede ser una buena manera de interesar al contratista en tu propuesta.
Confirma que el contratista puede considerarse un empleado según la ley portuguesa.
Es posible que debas informar al contratista que la nueva situación requerirá que rompan los vínculos comerciales actuales o cambien la forma en que interactúan con otros clientes.
Reconoce cómo cambiará tu relación y establece claramente todas las nuevas expectativas en un contrato de empleo.
Todas estas modificaciones deben establecerse específicamente en un contrato de empleo por escrito que se desarrolle para evitar problemas de comunicación.
Agrega al nuevo empleado a tu sistema de nómina.
Ahora, al igual que con todos los empleados, serás responsable de las retenciones de impuestos y seguridad social del sueldo bruto del empleado. En este caso, también necesitarás una estructura empresarial en Portugal que pueda gestionar la nómina y el personal de recursos humanos requerido.
Para reducir la posibilidad de dificultades, es posible que desees considerar el asesoramiento de un proveedor de nómina con experiencia.
Una empresa externa que ofrece servicios de Employer of Record (EOR) puede emplear y compensar a los trabajadores en tu nombre en todo el mundo. Esto te permitirá colaborar con trabajadores en otros países o ubicaciones.
4 Métodos de Pago Diferentes para Pagar a Contratistas en Portugal
Cuando llegue el momento de pagar a contratistas en Portugal, el cumplimiento legal significa evitar pagarles de la misma manera que a los empleados. Esto podría significar evitar pagos mensuales regulares o no realizar deducciones en su pago como lo harías con los empleados.
Para reflejar esta naturaleza menos regular, es mejor elegir una forma de pago separada para los contratistas independientes, como las siguientes:
1. Depósitos directos
Los depósitos directos te permiten pagar a contratistas en Portugal una vez o de forma repetida, según tu acuerdo de trabajo y calendario de pagos. Sin embargo, como este método generalmente se utiliza para pagar a empleados, se debe tener especial cuidado para separar los pagos entre los dos tipos de trabajadores.
Además, ten en cuenta que no debes realizar deducciones de impuestos o seguridad social de la misma manera que lo harías con los trabajadores.
2. Cheques
La mayoría de los contratistas solían preferir los cheques como forma de pago, pero ahora son mucho menos comunes. Los profesionales pueden ver los cheques como menos confiables debido a su escasez creciente y al riesgo de rechazo. También incluyen información personal confidencial y pueden tardar más en procesarse que los pagos electrónicos, al mismo tiempo que son más propensos a perderse.
3. PayPal u otros sistemas de pago en línea
Debido al aumento de empresas y organizaciones que aceptan exclusivamente pagos electrónicos en línea, así como a las tarifas y costos de transferencia relativamente altos, PayPal ha experimentado una disminución significativa en popularidad con el tiempo. Existen opciones locales como Mulibanco, que es un servicio que vincula digitalmente a numerosos bancos portugueses.
En general, para pagar a contratistas en Portugal y en todo el mundo, estas opciones de pago por Internet son opciones rápidas y fáciles tanto para los clientes como para los contratistas.
4. Servicios de nómina garantizados
Algunos socios de nómina externos y servicios de subcontratación pueden pagar a freelancers, otros trabajadores autónomos y otros trabajadores independientes en tu nombre. Esto puede implicar una empresa paraguas que se encarga de la gestión de nómina, o un EOR que puede gestionar legalmente la nómina a través de servicios de subcontratación de recursos humanos.
Paga a contratistas en Portugal y en todo el mundo de manera segura con la experiencia de INS Global.
Contratar a contratistas independientes cumpliendo con las leyes y regulaciones puede ser desafiante si no estás completamente familiarizado con las diferencias locales.
Como resultado, INS Global puede proporcionarte los recursos y la información necesarios para garantizar que siempre pagues a los contratistas en Portugal de manera correcta.
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