Un excelente proceso de pago es simple, respalda los esfuerzos de cumplimiento y brinda a los empleados una excelente experiencia de extremo a extremo. Pero, ¿cómo llegar allí? Un buen primer paso es aprender y practicar buenas prácticas con respecto a los términos y condiciones de pago.
En esta sección, veremos algunos de los mejores métodos de pago que puede usar en 2023 para mejorar las características de su equipo.
1. Establecer reglas y procedimientos para todos los medios de pago.
La base de cualquier buena estrategia, especialmente una tan compleja como la facturación, son los procesos y las estrategias. Establecer una única fuente de confianza para su proceso de nómina y seguir las mejores prácticas relacionadas garantizará que todo su departamento de nómina se desempeñe al más alto nivel.
Tus políticas de nómina deben cubrir:
- Componentes de la nómina
- Calendario de pago
- Métodos de pago
- Deducciones de nómina
- Beneficios
- Y más
Tus procedimientos de nómina deben cubrir:
- Procesos de registro de datos
- Estándares de manejo de informes
- Procesos de pago
- Estándares de mantenimiento de registros
- Procesos de cálculo
- Preparaciones previas al procesamiento de la nómina
- Procesos de creación de informes posteriores al pago de la nómina
Para empezar, puedes usar una plantilla de nómina global para identificar las tareas de nómina diarias y cuánto se le pagará a cada colaborador por un solo ciclo de pago.
Nota: Las leyes de nómina (tales como el momento y la forma en la que se debe pagar a los colaboradores) varían según el país. Consulta las leyes y normativas locales para obtener más información.
2. Anota las fechas importantes y los plazos para el procesamiento de la nómina para todo el año
Una de las ventajas de gestionar la nómina es que se conocen de antemano casi todos los plazos necesarios. Incorpora esta planificación estratégica en el cronograma de tu departamento de nómina para evitar errores y sanciones.
Los plazos y las fechas importantes pueden incluir:
- Días de pago (semanal, quincenal, quincenal o mensual)
- Fechas de cierre de la Reserva Federal
- Fechas de cierre de los bancos locales
- Plazos para diligenciar y presentar formularios de impuestos
3. Configurar notificaciones para fechas límite
Los propietarios de pequeñas empresas y los líderes de equipo de nómina en grandes empresas pueden beneficiarse igualmente al establecer recordatorios de fechas límite de nómina e impuestos. Las fechas de vencimiento variarán según las leyes de tu país y tu plan de pago.
Cómo y dónde puedes configurar alertas depende de su equipo y de las herramientas que utilices.
Los recordatorios automáticos a través de una herramienta de colaboración que ya usa todos los días, como Slack, son una de las formas más fáciles de asegurarse de recibir notificaciones.
También puedes crear un calendario de nómina compartido con tu equipo en Google Calendar e invitar a todos los miembros del equipo de gestión de nómina requeridos a eventos durante todo el año.
4. Asegúrate de que tu fuerza laboral esté clasificada correctamente
Es necesario comprender la clasificación de las personas que trabajan contigo para procesar la nómina correctamente.
Debes saber la diferencia entre los colaboradores de tiempo completo y los freelancers y los colaboradores exentos y no exentos para recopilar y presentar los formularios adecuados, hacer los pagos correctamente y brindarles a los colaboradores los beneficios a los que tienen derecho por ley.
Los empleadores pagan mucho más por los empleados que por los freelancers debido a los beneficios e impuestos sobre la nómina que deben cubrir para cada colaborador.
5. Revisa y automatiza tu sistema de nóminas
Uno de los mayores avances en el software de HR es la automatización del procesamiento de nóminas. Las soluciones automatizadas y digitalizadas pueden ayudarte a administrar la carga de trabajo del departamento de nómina, asumiendo tareas como:
- Seguimiento de horas de trabajo
- Cálculo de horas extras, bonos y aumentos
- Informes de nómina y desglose de costos
- Cálculo de impuestos y deducciones
- Declaración de impuestos
6. Utiliza el seguimiento y análisis de datos en tiempo real
Los equipos de nómina no pueden tomar decisiones informadas basadas en datos obsoletos. Ya sea que estés revisando la información de nómina de los colaboradores o un desglose de costos de tus contribuciones al seguro social, necesitas un informe actualizado.
7. Crea un proceso robusto de aprobación de salarios
El proceso de aprobación de la nómina suele llevar mucho tiempo, pero también requiere la participación rápida de varios empleados de diferentes rangos al mismo tiempo. ¿Cómo se puede simplificar este proceso?
Primero, considera tu presupuesto, horas de trabajo, período de pago y otras limitaciones. A continuación, define una política que requiera aprobación previa para la dotación de personal, promociones o cambios en las estrategias de dotación de personal para evitar problemas más adelante en el proceso.
8. Proporcionar opciones de pago más accesibles
Un paso. Si deseas mejorar aún más tu experiencia de pago, es posible que estés buscando una solución más flexible si tienes empleados o un equipo que incluye trabajadores independientes.
9. Encuentra una solución de software de autoservicio móvil
Una plataforma de nómina con capacidades de autoservicio elimina las tareas repetitivas para su equipo de recursos humanos. Esto te permite concentrarte en tus esfuerzos principales.
El autoservicio permite a los empleados realizar tareas sencillas por su cuenta, como: revisión del historial de nómina y envío de información fiscal.
Tener una plataforma de autoservicio habilitada para dispositivos móviles es ideal ya que los empleados y empleados de nómina pueden acceder a la plataforma en cualquier momento y en cualquier lugar, lo que resulta en una mejor experiencia de usuario y una mayor eficiencia.
10. Implementa una política de privacidad estricta
Ya sea que almacenes información en línea, uses software de nómina o subcontrates servicios de nómina, debes pensar en la seguridad de la información.
El equipo de nómina maneja datos confidenciales de los empleados, como la información bancaria. Por lo tanto, debes tomar precauciones para garantizar la seguridad de esta información.
Las soluciones basadas en la nube suelen ser la opción más segura para muchos, pero depende de ti decidir qué funciona para tu empresa y tus datos. Si eliges trabajar con un proveedor de servicios de nómina subcontratado, también deberás contar con el Acuerdo de procesamiento de datos (DPA) correspondiente.
11. Subcontratar la nómina por experiencia y compensación
Con el tiempo, muchas empresas llegan a una etapa en la que la subcontratación es la solución de nómina más eficiente en recursos. Para algunos, se debe a que la cantidad de empleados ha crecido tanto que el equipo interno de nómina no puede manejar todo por sí solo. Otras empresas confían en esta opción cuando empiezan a trabajar en el extranjero.
Si la gerencia de tu empresa planea expandirse globalmente para 2023, ahora es el momento de considerar cambiarse a un proveedor de nómina subcontratado.
Los beneficios de externalizar ciertas funciones de nómina son:
- Costos reducidos
- Tiempo ahorrado
- Acceso a más experiencia
- Experiencia de empleado mejorada
- Seguridad de datos mejorada y protecciones de cumplimiento
12. Busca comentarios honestos y constructivos de tus empleados.
Los empleados reciben el proceso de nómina y sus comentarios nos ayudan a mejorar la experiencia general.
Utiliza encuestas para medir la satisfacción del equipo con los procesos y sistemas de nómina actuales.
¿Qué problemas han encontrado los trabajadores de nómina de los que quizás no estén al tanto? ¿Les resulta fácil obtener sus cheques de pago rápidamente? ¿Qué se puede hacer para mejorar la experiencia de pago?
FAQs
- ¿Cuáles son los componentes clave de una nómina?
Los componentes clave de una nómina suelen incluir el salario base, las horas trabajadas, las deducciones de impuestos, las contribuciones a la seguridad social, las bonificaciones y los beneficios adicionales.
- ¿Qué es la retención de impuestos en una nómina?
La retención de impuestos en una nómina se refiere a la cantidad que se deduce del salario de un empleado para cubrir sus obligaciones fiscales, como el impuesto sobre la renta.
- ¿Qué es el cálculo de horas extras y cómo se gestiona en una nómina?
El cálculo de horas extras se refiere al pago adicional que se realiza a los empleados por trabajar más allá de su horario regular. Se gestiona en una nómina calculando la cantidad de horas extras trabajadas y aplicando la tasa correspondiente.
- ¿Cuáles son las responsabilidades legales y cumplimiento normativo en la gestión de nóminas?
Las responsabilidades legales en la gestión de nóminas incluyen el cumplimiento de las leyes laborales y fiscales, la presentación de declaraciones de impuestos y la emisión de informes requeridos por las autoridades competentes.
- ¿Qué es el depósito de nómina y cómo se realiza?
El depósito de nómina es el proceso de transferir electrónicamente los salarios a las cuentas bancarias de los empleados. Se realiza utilizando servicios de pago en línea o mediante el sistema bancario.
- ¿Qué son los beneficios y deducciones en una nómina?
Los beneficios son compensaciones adicionales que se ofrecen a los empleados, como seguros médicos, planes de pensiones o vales de comida. Las deducciones son las cantidades que se restan del salario bruto para cubrir conceptos como impuestos, seguros o préstamos.
- ¿Cómo se gestiona la seguridad y confidencialidad de la información en la gestión de nóminas?
La seguridad y confidencialidad de la información en la gestión de nóminas se logra a través de medidas como el acceso restringido a los datos, el uso de sistemas de encriptación, la implementación de políticas de privacidad y la capacitación del personal sobre la protección de datos.
- ¿Cuáles son las ventajas de externalizar la gestión de nóminas?
Al externalizar la gestión de nóminas, las empresas pueden ahorrar tiempo y recursos, reducir errores en los cálculos, asegurar el cumplimiento normativo y contar con el apoyo de profesionales especializados en la materia.
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