Puoi pagare i contractor in Vietnam? Le 3 principali domande

Nel 2023 è sicuro dire che il Vietnam è molto popolare per le imprese globali in cerca di espansione e di nuovi talenti all’estero. In quanto economia in rapida espansione con un talent pool variegato, il Vietnam è la base per molte opportunità e per independent contractor specializzati.
Perciò, sapere come assumere e retribuire i liberi professionisti in Vietnam in modo sicuro può significativamente beneficiare i tuoi prospetti di business.

Dal navigare tra i requisiti legali all’ottimizzare i metodi di pagamento, questo articolo ti fornisce una soluzione per retribuire correttamente i contractor in Vietnam. Esploriamo qui di seguito le considerazioni chiave e le migliori pratiche per una gestione sicura ed efficace dei contractor in Vietnam cosicché tu possa perseguire l’entrata nel mercato al meglio.

Come differiscono le tipologie di lavoratori tra dipendenti e gli independent contractor in Vietnam? 3 caratteristiche determinanti

Un independent contractor in Vietnam è una persona o un’entità giuridica, nota anche come libero professionista o consulente in alcuni casi, che firma un contratto con una società per svolgere particolari servizi o doveri per un’altra entità.

Secondo la legislazione sul lavoro vietnamita, il tipo di accordo lavorativo è la distinzione primaria tra un independent contractor e un lavoratore dipendente. In questa istanza, un contractor e una società conosciuta come il cliente o il principale stabiliscono una partnership business-to-business.

Gli independent contractor in Vietnam hanno più discrezione su come, quando, e dove lavoreranno perché sono lavoratori autonomi. Essi devono prendersi cura delle proprie imposte e obblighi di assicurazione sociale, ma hanno un maggiore controllo sui propri metodi di lavoro.

Sarebbe meglio tenere a mente questo concetto, dal momento che influenzerà il modo in cui si pagano i contractor in Vietnam.

Il Vietnam ha aggiornato il codice del lavoro nel 2021 per definire meglio il concetto di lavoratore dipendente utilizzando I3 punti critici di definizione.

Ora, per capire se un lavoratore è un dipendente, dovresti chiederti:

• Lavora sotto un accordo costante con una società (aka, con un contratto di lavoro)?
• Riceve gestione o supervisione dall’interno dell’azienda?
• Riceve uno stipendio regolare?

Affinché un lavoratore sia considerato dipendente, tutti e 3 i requisiti devono essere soddisfatti.

L’ideale per essere sicuri se si stia lavorando con un dipendente o freelancer in Vietnam è quello di creare un accordo di lavoro col freelancer (independent contractor agreement) all’inizio del rapporto di lavoro. Questo documento designerà l’altra parte come “contractor”, utilizzando esplicitamente i 3 criteri di cui sopra.

Il presente contractor agreement dovrebbe prevedere quanto segue:

• • I compiti e i risultati attesi dal contractor
  • L’importo del pagamento e le modalità previste dalla società circa il pagamento del contractor in Vietnam
  • Un periodo contrattuale definito
  • Le limitazioni e le restrizioni esplicite che si applicano al rapporto di lavoro

Rischi di errata classificazione dei contractor in Vietnam

L’errata classificazione di un contractor in Vietnam avviene quando una società assume un lavoratore come freelancer trattandolo però come un dipendente. Le aziende spesso lo fanno consapevolmente per evitare le responsabilità del datore di lavoro legate alla maggiore obbligazione e ai necessari contributi previdenziali. O può anche accadere inconsciamente a causa della mancata comprensione dei regolamenti locali del lavoro.

Tuttavia, mentre le aziende possono beneficiarne finanziariamente nel breve termine, l’errata classificazione porta una serie di sanzioni potenzialmente catastrofiche. Queste sanzioni finanziarie o penali possono facilmente sviare il vostro ingresso sul mercato e includono:

• • • Una sanzione del 20% sull’imposta sul reddito personale sottopagata (“PIT”), più interessi al tasso dello 0,03% al giorno.
    • Se il contractor è classificato come un dipendente, ma il suo datore di lavoro non ne paga i contributi di previdenza sociale o lo licenzia illegalmente, allora la società potrebbe affrontare sanzioni penali. Includendo sanzioni finanziarie, reclusione e divieti di detenere posizioni specifiche o lavori in futuro. In seguito, ciò potrebbe compromettere seriamente le possibilità di espandersi positivamente in Vietnam.

Quali benefici e leggi sull’occupazione riguardano i contractor in Vietnam?

Il Vietnam ha un sistema di amministrazione dei diritti del lavoro e dei benefici ben sviluppato, ma la legge non classifica gli independent contractor come dipendenti. Pertanto, essi non ricevono gli stessi benefici obbligatori previsti. La tua azienda non dovrà fornire nulla al di là dei pagamenti previsti nel contratto con l’independent contractor quando lo si retribuisce in Vietnam.

Dal punto di vista del datore di lavoro, è cruciale mantenere una separazione tra i contractor e i dipendenti. Per questo motivo, non dovresti aggiungere altri extra come i bonus.

I benefit dei dipendenti potrebbero essere un buon incentivo per le aziende che vogliono convertire i contractor in dipendenti in Vietnam, come discusso di seguito.

In che modo le tasse vietnamite e altri tassi di lavoro si relazionano al pagare i contractor in Vietnam?

Pagando i contractor in Vietnam, non sarai responsabile per nessuna loro tassa o contribuzione sociale

I contractor devono pagare le proprie imposte e contribuzioni sociali.
Tuttavia, le aziende che fanno affari in Vietnam potrebbero direttamente dover pagare una specifica Foreign Contractor Withholding Tax se una delle due parti è straniera, assieme all’IVA. Questi pagamenti dipendono dal tipo di servizio fornito, e l’importo pagato differisce significativamente.

È importante notare che i requisiti specifici dell’imposta sul lavoro e del tasso di lavoro possono cambiare nel tempo.

Si consiglia di consultare un consulente fiscale locale, un esperto legale o le autorità vietnamite competenti . Avere le informazioni più aggiornate e accurate è essenziale quando assumi o paghi contractor in Vietnam.

4 Modi sicuri per pagare i contractor in Vietnam: Come assumere e pagare i contractor in Vietnam con INS Global

Depositi diretti o bonifici bancari internazionali

A seconda del vostro accordo di lavoro e il programma di pagamento, è possibile pagare i contractor in Vietnam utilizzando il deposito diretto, o bonifico bancario. È possibile farlo anche se si utilizzano già questi metodi per pagare i lavoratori. Tuttavia, quando si pagano contractor in Vietnam, vanno versati tutti gli importi in somme forfettarie piuttosto che attraverso il proprio sistema standard libro paga.

Mantieni i pagamenti dei contractor separati da altri pagamenti effettuati a dipendenti regolari . Inoltre, ricorda che non puoi detrarre le tasse o i pagamenti di previdenza sociale dai clienti come puoi fare per i dipendenti.

Invio di assegni o contanti

La maggior parte dei contractor nel mondo veniva pagata tramite assegni o contanti, ma non è più la norma. Gli assegni sono problematici per la possibilità di rimbalzo. Molti contractor ne diffideranno anche perché al giorno d’oggi ce ne sono sempre meno.

Se paghi contractor in Vietnam, pensa due volte prima di utilizzare gli assegni a meno che non ci siano altre opzioni. I pagamenti elettronici sono più veloci e non si perdono tanto quanto gli assegni, che causano anche problemi di fiducia.

Altri metodi di pagamento online come PayPal

La popolarità di PayPal è notevolmente diminuita nel tempo a causa delle sue commissioni e dell’aumento delle imprese online concorrenti che accettano pagamenti elettronici. Tuttavia, simili alternative di pagamento online sono ancora modi rapidi e semplici per pagare i freelancer in Vietnam.

Ci sono molte alternative per pagare digitalmente in Vietnam, con MOMO (Mobile Money) come piattaforma più utilizzata come portafoglio digitale.

Un fornitore globale garantito di servizi di Libro paga

Ci sono numerosi sistemi di terze parti e partner di libro paga disponibili con il solo scopo di aiutare a pagare i contractor in Vietnam in piena conformità legale.

Come abbiamo descritto di seguito, i PEO, le agenzie ombrello, e i servizi EOR forniscono tutti quanti i servizi di outsourcing HR per aiutarti durante tutto il processo.

Cosa puoi fare se vuoi convertire un independent contractor in un dipendente in Vietnam

Quando si crea un buon rapporto con un independent contractor in Vietnam che ha competenze specifiche o che potrebbe essere una risorsa a lungo termine, trasformarlo in un lavoratore dipendente a pieno titolo potrebbe essere una buona idea.

Questo nuovo rapporto può farti risparmiare denaro a lungo termine, ma richiede una configurazione più specifica che potrebbe essere difficile da effettuare se non hai già una struttura locale.

La conversione di independent contractor in dipendenti in Vietnam comporta garantire il rispetto delle leggi sul lavoro e dei regolamenti. Entrambe le parti dovrebbero chiarire e comprendere tutti i fattori prima di cambiare qualcosa sulla relazione per evitare problemi di classificazione errata.

Ecco un processo generale passo-passo:

• • 1. Familiarizzare con le leggi sul lavoro pertinenti e i regolamenti in Vietnam circa le responsabilità occupazionali per capire i requisiti per l’assunzione dei dipendenti e i diritti e gli obblighi di entrambe le parti. Lavorare con un esperto in diritto del lavoro vietnamita durante questo periodo può essere ragionevole per garantire che tu sia conforme.
    2. Abbozzare un contratto di lavoro che delinei i termini e le condizioni dell’assunzione in contrasto con l’accordo di lavoro del contractor preesistente. Questo contratto completo dovrebbe includere responsabilità di lavoro, orari lavorativi, indennità, benefici e altre disposizioni pertinenti.
    3. Assumere un dipendente in Vietnam include nuove responsabilità sul libro paga e benefici, che potrebbero incoraggiare il contractor a diventare un lavoratore dipendente. Stabilire un sistema di libro paga per elaborare lo stipendio del dipendente, compresi eventuali bonus, indennità o benefici concordati nel contratto di lavoro. È essenziale qui per assicurarsi che il vostro sistema di libro paga in Vietnam possa pagare con precisione e in tempo per aumentare la fiducia del nuovo dipendente verso di te come datore di lavoro.
    4. Se il dipendente è un cittadino straniero, potrebbe essere necessario richiedere un permesso di lavoro e un visto appropriato. A meno che non si disponga delle strutture giuste in atto in Vietnam, potrebbe essere necessario assumere questo dipendente attraverso un EOR in Vietnam.
    5. Integrare il nuovo dipendente nel processo di retribuzione della tua azienda e registrarlo all’ asicurazione sociale; e ai contributi di assicurazione contro le malattie. Dovrai ottenere le informazioni personali del dipendente, inclusi i suoi documenti di identificazione, e iniziare a trattenere l’importo giusto dal suo stipendio.
    6. Mentre il contractor è probabilmente già noto al team, dovresti comunque condurre un programma di onboarding per reintrodurre il nuovo assunto come dipendente alla tua cultura aziendale, politiche e procedure.
    7. Ora dovrai tenere un registro corretto di tutti i documenti relativi all’occupazione, compresi i contratti, i registri dei salari, i registri delle imposte, le informazioni riservate, i contributi previdenziali e altra documentazione pertinente.

Questo processo complesso è ulteriormente complicato se non disponi di un’entità locale che assuma direttamente contractor in Vietnam. Ecco perché un Employer of Record (EOR) in Vietnam potrebbe rivelarsi il miglior modo per assumere e pagare contractor in Vietnam. Dal momento che un Employer of Record vietnamita assume i dipendenti per tuo conto, potrai assumerne quanti necessari senza una filiale in loco o ulteriori obblighi sui dipendenti in Vietnam.

Contrariamente, potrai utilizzare un EOR in Vietnam per assumere e retribuire i contractor nel paese nello stesso modo che utilizzeresti con una società ombrello. In questo modo, l’OER fornisce i benefit ai contractor mentre dà loro libertà e flessibilità.

Ottieni l’esperienza mondiale necessaria per pagare i contractor in Vietnam in modo sicuro

Navigare tra leggi sul lavoro sconosciute in un nuovo mercato senza un’entità locale è complicato. Qualsiasi ritardo potrebbe seriamente impattare sulla tua strategia di espansione internazionale, e ogni errore ti aprirebbe penalità problematiche.

Ecco perché un provider professionale di servizi EOR in Vietnam, come INS Global, può può essere il tuo partner per un’entrata sana ed efficiente nel mercato vietnamita.

Con INS Global e la nostra esperienza da più di 15 anni come fornitori di servizi EOR e PEO (Professional Employer Organization), potrai assumere e pagare contractor in Vietnam senza timore. Altrimenti, potrai sempre usufruire delle nostre competenze locali e della nostra struttura preesistente in Vietnam per assumere i tuoi dipendenti con garanzia di conformità.

Attraverso un’unica piattaforma online, possiamo fornirti molti servizi, tra cui:

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