Una guía sencilla sobre cómo pagar a los contratistas independientes

Cómo pagar a los contratistas independientes

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octubre 31, 2022

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Key Takeaways

  1. Los contratistas independientes no requieren que las empresas paguen impuestos o retengan una parte de su nómina en su nombre.
  2. Sin embargo, diferentes regiones y países pueden clasificar a los contratistas de manera diferente, lo que requiere que las empresas estén al tanto de todas las leyes laborales que puedan afectarlos.
  3. Un proveedor de servicios de BPO y EOR puede administrar todos los requisitos de administración de empleados y contratistas en tu nombre, minimizando el tiempo que necesitas dedicar a las operaciones diarias.
Summary

Cuando se contratan contratistas independientes, hay que asegurarse de que se gestionan y reciben su nómina de acuerdo con las leyes laborales específicas del país en el que trabajan. A continuación, explicamos cómo pagar a los contratistas independientes de forma segura y sin problemas.

Los contratistas independientes no entran en la misma categoría legal y normativa que los empleados a tiempo completo. Cualquier error en los pagos a los contratistas o en las nóminas puede suponer el pago de costosas sanciones.

La nómina de contratistas independientes no tiene por qué ser un proceso largo y arduo. Con los servicios de nóminas para contratistas, se garantiza la cobertura de todos los contratistas que trabajan para ti sin ninguna molestia adicional.

 

¿En qué consiste la nómina de contratistas independientes?

Pagar a los contratistas independientes es diferente a pagar a los empleados a tiempo completo o parcial, ya que no reciben un salario. En cambio, las empresas les pagan por hora o por proyecto. La tarifa por hora y la frecuencia deben figurar en un contrato de trabajo antes de comenzar un proyecto.

Otro factor vital a tener en cuenta en relación con las nóminas de los contratistas independientes es la fiscalidad. Aunque no es necesario retener impuestos como en el caso de los empleados, aún hay que tomar medidas en relación con los impuestos del contratista.

Debes clasificar correctamente a un contratista independiente cuando manejes su nómina. Los errores de clasificación errónea, como el hecho de que el contratista sea tratado como un empleado pero no reciba los beneficios de los empleados o los servicios de nómina, darán lugar a altas multas y sanciones tanto del sistema fiscal como de las leyes de empleo.

Puedes leer nuestro artículo aquí para saber más sobre la distinción entre empleados y contratistas independientes.

 

Tarifas de contratistas independientes y frecuencia de pagos

Un acuerdo de contratista independiente determina la tasa de pago y la frecuencia entre la empresa y el contratista. El contratista recibe un pago por hora o una tarifa fija por el trabajo continuo en un proyecto.

Dependiendo de sus preferencias, los períodos de pago del contratista pueden ser diarios, semanales o mensuales. A menudo, los contratistas prefieren recibir su pago rápidamente, ya que les recompensa por el resultado de su trabajo. Un contratista suele trabajar para más de una empresa, por lo que estará más motivado para trabajar para una empresa que le pague puntualmente y de forma correcta.

Si vas a pagar a un contratista por proyecto, debes ser transparente sobre todos los detalles del proyecto para que el contratista pueda hacer una estimación de costes y una oferta precisas. Si no presentas la tarea correctamente y acaba requiriendo más tiempo del esperado, esto puede ser perjudicial para tu relación con el contratista.

He aquí algunas cuestiones que hay que tener en cuenta a la hora de decidir la frecuencia de las nóminas que hay que acordar:

 

– ¿Se trata de un proyecto continuo o de una necesidad puntual?

– ¿Cuál es el plazo de entrega del trabajo del contratista?

– ¿Cuántas horas diarias tendrá que dedicar el contratista a sus tareas?

 

 

Nómina de contratistas independientes en Estados Unidos

Cuando se contratan contratistas independientes en los Estados Unidos, hay que tener en cuenta todos los formularios necesarios del IRS.

 

El formulario fiscal W-9

Este formulario debe rellenarse antes de que el contratista comience a trabajar. En él se pide información básica del contratista, como el nombre y el número de la seguridad social. En él se establece que el contratista no es un empleado y que no necesitas retener impuestos por él.

Debes conservar el formulario W-9 en tu base de datos durante al menos cuatro años.

 

El 1099-NEC

Si pagas a un contratista más de 600 dólares al año, debes rellenar el formulario 1099-NEC e informar del importe de la remuneración de los no empleados. Esto ayuda al IRS a saber qué impuestos tendrá que pagar el contratista.

El formulario 1099-NEC debe enviarse al IRS antes del 31 de enero, y también hay que enviar una copia al contratista antes de esa fecha.

La sanción por no emitir un formulario 1099-NEC a tiempo oscila entre 50 y 280 USD.

 

 

Ventajas y desventajas de utilizar un servicio de externalización del sistema de nóminas para contratistas independientes

Si contratas a muchos contratistas independientes, puedes considerar el uso de una plataforma de gestión de nóminas. Este sistema completamente en línea puede ahorrarte tiempo y energía que de otra manera te gastarías en un montón de papeleo y complicaciones.

El paso más importante es registrar toda la información del contratista en el sistema. Después, la plataforma se encargará de los contratos, los formularios fiscales y los pagos. El sistema automatizado permite la entrega de los pagos de forma inmediata y sin demora.

Una plataforma de nóminas también puede encargarse de los formularios 1099-NEC y otros trámites fiscales. Además, hace un seguimiento de lo que se gasta en honorarios de los contratistas para que se puedan tomar decisiones financieras informadas sobre la empresa.

La seguridad de los datos y el fraude cibernético son desventajas potenciales del uso de un sistema de nóminas. Sin embargo, las empresas pueden evitar estos problemas asegurándose de asociarse con una plataforma de nóminas segura y fiable que cumpla con las leyes locales de nóminas.

 

Preguntas frecuentes sobre las nóminas de los contratistas independientes

P: ¿Se puede pagar un salario a un contratista independiente?

Un salario es un sueldo regular para los empleados. Si pagas un salario a un contratista, es probable que esto se convierta en un problema, ya que se trata de un error de clasificación y las autoridades pueden sancionarte en consecuencia.

P: ¿Tienen los contratistas independientes la posibilidad de hacer horas extras?

Las horas de trabajo las determina el contratista independiente o se especifican en el acuerdo contractual. No tienes que pagarles una compensación por horas extras a menos que esto esté en su acuerdo.

P: ¿Cómo pagan  los impuestos los contratistas independientes?

Los contratistas independientes declaran sus propios impuestos. La empresa que los emplea no tiene que retener ningún impuesto sobre el trabajo ni gestionar las nóminas por ellos. Sin embargo, la empresa debe rellenar ciertos formularios fiscales al contratar a un contratista independiente.

P: ¿Los contratistas independientes cuentan como gasto de nómina?

Debido a que los empresarios no necesitan retener impuestos por ellos, los contratistas independientes son un gasto empresarial en lugar de un gasto de nómina.

Sin embargo, supongamos que una empresa ya cuenta con un sistema de nóminas. En ese caso, puedes añadir al contratista al mismo sistema para que reciba sus pagos sin problemas.

 

 

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