Come pagare i contractor in Germania in modo sicuro nel 2023

All’interno dei paesi europei, la Germania è periodicamente in cima alla lista per le aziende che si rivolgono a nuovi mercati. È un paese altamente sviluppato, con forti protezioni legali per aziende e dipendenti, la sua popolazione è ben istruita, con tutte le competenze di cui potresti aver bisogno da un dipendente o da un independent contractor. Tuttavia, con un sistema di leggi sul lavoro così ben sviluppato, come puoi pagare i contractor in Germania senza cadere in problemi di conformità?

Quali sono le principali differenze tra independent contractor e dipendenti in Germania?

L’errata classificazione è il più grande potenziale problema che può derivare dal lavorare con gli independent contractor. Questo avviene quando un libero professionista viene trattato allo stesso modo di un dipendente ma pagato come un lavoratore autonomo. Ciò significa che l’azienda che lo impiega non gestisce la sua busta paga né versa contributi previdenziali per suo conto come parte del processo di pagamento.

I datori di lavoro possono ritenere che l’assunzione di contractor sia un ottimo modo per assumere lavoratori senza pagare i costi indiretti di un dipendente, tuttavia, questo è un crimine e punibile con multe o addirittura accuse penali perché priva effettivamente i lavoratori dei loro diritti di lavoro e lo Stato del proprio finanziamento.

In Germania, nessun regolamento definisce l’esatta distinzione tra libero professionista e dipendente. Ciò fornisce una certa flessibilità nel rapporto di lavoro. Ad esempio, un independent contractor in Germania può scegliere di lavorare con un singolo cliente per tutto il tempo che desidera, purché non sia il suo unico cliente.

Tuttavia, se si sospetta un’errata classificazione, il rapporto del datore di lavoro con i lavoratori sarà esaminato sulla base dei seguenti criteri:

• Determinano i propri orari e metodi di lavoro?
• Forniscono le proprie attrezzature e spazi di lavoro?
• La loro principale forma di comunicazione è la loro e-mail/indirizzo/numero di telefono?
• Ricevono un compenso per il lavoro basato su un importo orario o per progetto?
• Possono rifiutare o declinare un lavoro o parte di un lavoro?
• Possono scegliere di lavorare con altri clienti?
• Lavorano con più clienti?
• Gestiscono i propri pagamenti delle tasse?
• Possono subappaltare parti o l’intero progetto ad altri contractor?

Quali sono i rischi di errata classificazione dei contractor in Germania?

Il falso lavoro autonomo (Scheinselbstständigkeit), o la sua errata classificazione, è un reato grave in Germania. È più evidente quando un’azienda arriva a pagare un contractor in Germania e i suoi pagamenti assomigliano troppo alla regolarità del salario di un dipendente, o se il contractor fa affidamento su un’unica azienda come cliente. Se un lavoratore risulta essere classificato in modo errato, il datore di lavoro può essere soggetto a quanto segue:

• Sanzioni standard per violazione (circa € 15.000)
• Pagamento integrale di tutti i contributi previdenziali che il datore di lavoro avrebbe dovuto versare fino a 4 anni (o 30 anni in caso di errata classificazione intenzionale)
• Ulteriori sanzioni per il ritardato pagamento di tali contributi (generalmente circa un ulteriore 1%)
• Multe per evasione fiscale (fino a € 10.000.000)
• Responsabilità personale o penale in casi gravi (compresa la reclusione fino a 5 anni)
• Restrizioni sulla capacità futura di un’azienda di assumere lavoratori o gestire il proprio libro paga
• Multe aggiuntive se si scopre che la società ha subappaltato un contractor a un’altra società durante il periodo di errata classificazione (con multe fino a € 500.000)

In questo modo, un’azienda potrebbe dover pagare i contractor in Germania molto più di quanto suggerito dal contratto di lavoro iniziale. Questi effetti possono causare seri danni non solo alla reputazione di un’azienda ma anche all’effettiva implementazione di una strategia di crescita globale.

Le leggi sul lavoro che riguardano i contractor in Germania

In generale, dato che non pagano i contributi previdenziali allo stesso modo dei dipendenti, i contractor sono per lo più liberi da ogni tipo di rapporto con la normativa statale. Ciò offre ad essi molta flessibilità nel modo in cui lavorano, ma poi perdono qualsiasi vantaggio per dipendenti a meno che non lavorino con una società ombrello per ottenere l’accesso ai servizi e ai vantaggi del libro paga.

Le uniche aree in cui i contractor devono seguire particolari normative sul lavoro sono quelle relative all’assicurazione sanitaria e alle qualifiche.

Dal 2009, tutti i lavoratori in Germania devono avere un’assicurazione sanitaria. Per i dipendenti, la previdenza sociale può coprire questo requisito, ma i contractor sono obbligati a cercare la propria soluzione di assicurazione sanitaria.

Gli independent contractor in Germania devono anche avere una laurea o una qualifica di livello diploma, altrimenti devono registrarsi come ditta individuale. Se devono farlo, sono tenuti a pagare un’imposta municipale aggiuntiva e sono soggetti a tutte le restrizioni e responsabilità di un’impresa individuale in Germania.

In che modo le tasse tedesche ed altri costi del personale per gli independent contractor si relazionano con quelli dei dipendenti

Come accennato in precedenza, i contractor in Germania gestiscono i propri pagamenti fiscali. Questo viene fatto registrandosi presso l’ufficio delle imposte locale (Finanzamt). I contractor pagano quindi l’imposta sul reddito (tra il 14% e il 45%), l’imposta sul commercio (se applicabile) e l’IVA (per importi superiori a € 22.000 nel primo anno e € 50.000 in seguito), ma non pagano i contributi previdenziali.

Poiché l’assicurazione sanitaria è obbligatoria in Germania, dovranno provvedervi da soli, e se non lo fanno, non potranno comunque godere degli stessi vantaggi tipici di un dipendente come le ferie annuali retribuiti o congedi per malattia.

In qualità di datore di lavoro, è buona norma assicurarsi che tutti i contractor con cui si lavora siano consapevoli delle proprie responsabilità in quanto lavoratori autonomi, al fine di evitare inutili ritardi o ulteriori indagini.

Come posso convertire un independent contractor in un dipendente in Germania?

Potresti desiderare di mantenere un libero professionista come dipendente se si dimostra come una risorsa preziosa o se possegga abilità speciali o competenze vendibili. In tal caso, devi essere in grado di guidarli con successo attraverso il passaggio da contractor a dipendente.

1. Convincere il contractor dei vantaggi di lavorare con la tua azienda

Quando comunichi i tuoi obiettivi con l’independent contractor, è tua responsabilità assicurarti che i diversi tipi di benefici per i dipendenti che diventano per egli disponibili siano ben compresi. I contractor possono godere della libertà e della flessibilità del lavoro autonomo, quindi potrebbe essere necessario aggiungere incentivi.

2. Verificare se il contractor si qualificherebbe come dipendente ai sensi della legge tedesca.

Il libero professionista dovrà inoltre essere informato della possibilità che la nuova circostanza potrebbe richiedergli di interrompere i rapporti commerciali esistenti o modificare il modo in cui tratta con altri clienti.

3. Riconoscere come si sviluppa la relazione ed esprimere chiaramente questi cambiamenti in un contratto di lavoro.

Per evitare controversie, tutte queste modifiche devono essere specificate in dettaglio in un contratto di lavoro stabilito per iscritto.

4. Incorpora il nuovo lavoratore nel tuo sistema di buste paga.

Una volta concordato un salario, è necessario aggiungere il dipendente al proprio sistema di imposte sui salari e gestire la trattenuta mensile delle imposte e dell’assicurazione sociale dalla retribuzione lorda del dipendente. Qui è necessario disporre di una struttura aziendale in Germania in grado di gestire le buste paga e il personale delle risorse umane necessario.

Per ridurre la possibilità di difficoltà, potresti anche chiedere consiglio a un esperto fornitore di buste paga.

Puoi anche cercare la guida di un servizio paghe professionale per ridurre il rischio di complicazioni.

Un partner di servizi EOR (Employer of Record) è una società di terze parti che può assumere e pagare professionisti per tuo conto. Ciò ti consente di lavorare con nuovi dipendenti in paesi o regioni in cui attualmente non disponi di un’organizzazione aziendale.

4 diversi modi per pagare i contractor in Germania

1. Depositi diretti

I depositi diretti possono essere utilizzati per pagare i contractor in Germania una o più volte a seconda del contratto di lavoro e del programma di pagamento, anche se di solito vengono già utilizzati per pagare i dipendenti.

Fai attenzione a mantenere i pagamenti del contractor separati dagli altri pagamenti effettuati ai lavoratori regolari quando vengono effettuati. Inoltre, ricorda che non devi effettuare detrazioni come faresti per i lavoratori.

2. Assegni

Gli assegni erano il metodo di pagamento preferito dalla maggior parte dei contractor, ma ora sono molto meno diffusi. A causa della loro maggiore rarità e del rischio di rimbalzo, gli assegni sono meno affidabili. Sono più lenti dei pagamenti elettronici, richiedono più tempo per essere eseguiti e sono più soggetti a perdite.

3. PayPal o altri sistemi di pagamento online

PayPal ha visto gravi perdite di popolarità nel tempo a causa di un aumento delle aziende e delle organizzazioni che accettano solo pagamenti elettronici online e per le commissioni relativamente costose. Questi metodi di pagamento online continuano a essere rapidi e semplici quando si pagano liberi professionisti indipendenti in tutto il mondo.

4. Servizi aziendali garantiti per le buste paga

I partner del libro paga e i servizi esterni sono creati espressamente per pagare i contractor in Germania e altri lavoratori autonomi in tempo e nel rispetto della legge. Questi potrebbero essere un PEO legalmente autorizzato a gestire le buste paga attraverso i servizi di outsourcing delle risorse umane o un’agenzia ombrello che si occupa de l’amministrazione del processo di gestione delle buste paga. Qui, il contractor può anche ricevere un pacchetto di prestazioni migliori, comprese le prestazioni pensionistiche.

In Germania, questo significa lavorare attraverso una società di terze parti con una licenza AUG (Arbeitnemeruberlassung). Questa licenza significa che un’azienda è autorizzata ad assegnare contractor a lavorare per i clienti, occupandosi anche della busta paga del contractor per suo conto. In questo tipo di rapporto, il cliente riceve servizi regolari e facilmente ampliabili mentre il contractor riceve gli stessi vantaggi dei dipendenti sotto contratto.

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Assumere independent contractor in conformità con le leggi e i regolamenti può essere difficile se non ne sei completamente a conoscenza. Le assunzioni devono essere sempre effettuate in modo lecito e sicuro, sia che si tratti di operazioni in loco che a distanza.

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