En cuanto a los países europeos, Alemania aparece regularmente en la parte superior de la lista de empresas que apuntan a nuevos mercados. Es un país altamente desarrollado, con sólidas protecciones legales para empresas y empleados, su población está bien educada, con todas las habilidades que podría necesitar de un empleado o contratista independiente. Sin embargo, con un sistema de leyes laborales tan bien desarrollado, ¿cómo se puede pagar a los contratistas en Alemania sin incurrir en problemas de cumplimiento?
¿Cuáles son las diferencias clave entre contratistas independientes y empleados en Alemania?
La clasificación errónea es el mayor problema potencial que puede surgir al trabajar con contratistas independientes. Esto es cuando se trata a un contratista de la misma manera que a un empleado pero se le paga como contratista. Esto significa que la empresa que los emplea no gestiona su nómina ni realiza aportes a la seguridad social en su nombre como parte del proceso de pago.
Los empleadores pueden sentir que contratar a contratistas es una excelente manera de contratar trabajadores sin pagar los costos indirectos de un empleado; sin embargo, esto es un delito y se castiga con multas o incluso con cargos penales porque priva a los trabajadores de sus derechos laborales y la estado de financiación.
En Alemania, ninguna norma define la distinción exacta entre contratista y empleado. Esto proporciona cierta flexibilidad en la relación de trabajo. Por ejemplo, un contratista independiente en Alemania puede optar por trabajar con un solo cliente durante el tiempo que desee, siempre que no sea su único cliente.
Sin embargo, si se sospecha una clasificación errónea, la relación del empleador con el trabajador se examinará con base en los siguientes criterios:
- ¿Determinan ellos sus propios horarios y métodos de trabajo?
- ¿Suministran su propio equipo y espacio de trabajo?
- ¿Es su principal forma de comunicación su propio correo electrónico/dirección/número de teléfono?
- ¿Reciben compensación por el trabajo en base a una cantidad por hora o por proyecto?
- ¿Pueden rechazar o rechazar un trabajo o parte de un trabajo?
- ¿Pueden elegir trabajar con otros clientes?
- ¿Trabajan con múltiples clientes?
- ¿Gestionan sus propios pagos de impuestos?
- ¿Pueden subcontratar elementos o la totalidad de un proyecto a otros contratistas?
¿Qué son los riesgos de clasificación errónea de contratistas en Alemania?
El falso trabajo por cuenta propia (Scheinselbstständigkeit), o clasificación errónea, es un delito grave en Alemania. Es más obvio cuando una empresa viene a pagar a un contratista en Alemania y los pagos se asemejan demasiado a la regularidad del salario de un empleado, o el contratista depende de una sola empresa como cliente. Si se determina que un trabajador está mal clasificado, el empleador puede estar sujeto a lo siguiente:
- Multas estándar por incumplimiento (alrededor de 15.000 €)
- Pago completo de todas las contribuciones a la seguridad social que el empleador debería haber hecho hasta por 4 años (o 30 años en el caso de clasificación errónea intencional)
- Multas adicionales por pago atrasado de estas contribuciones (generalmente alrededor de un 1% adicional)
- Multas por evasión fiscal (hasta 10.000.000€)
- Responsabilidad personal o penal en casos graves (incluida la pena de prisión de hasta 5 años)
- Restricciones en la capacidad futura de una empresa para emplear trabajadores o administrar su nómina
- Multas adicionales si se descubre que la empresa ha subcontratado a un contratista a otra empresa durante el período de clasificación errónea (con multas de hasta 500 000 €)
De esta manera, una empresa puede tener que pagar a los contratistas en Alemania mucho más de lo que sugería el acuerdo de trabajo inicial. Estos efectos pueden causar graves daños no solo a la reputación de una empresa, sino también al despliegue efectivo de una estrategia de crecimiento global.
Las leyes laborales que se relacionan con los contratistas en Alemania
En general, como los contratistas no pagan las contribuciones a la seguridad social de la misma manera que los empleados, en su mayoría están libres de cualquier tipo de relación con las normas estatales. Esto brinda a los contratistas mucha flexibilidad en la forma en que trabajan, pero luego pierden los beneficios de los empleados a menos que trabajen con una empresa paraguas para obtener acceso a los servicios y beneficios de nómina.
Las únicas áreas en las que los contratistas deben seguir normas laborales particulares son las relacionadas con el seguro de salud y las calificaciones.
Desde 2009, todos los trabajadores en Alemania deben tener un seguro de salud. Para los empleados, la seguridad social puede cubrir esto, pero los contratistas están obligados a buscar su propia solución de seguro médico.
Los contratistas independientes en Alemania también deben tener una calificación de nivel de grado o diploma, de lo contrario, deben registrarse como comerciantes individuales. Si deben hacerlo, entonces tienen que pagar un impuesto municipal adicional y están sujetos a todas las restricciones y responsabilidades de un comerciante único en Alemania.
Cómo se comparan los impuestos alemanes y otros costos de nómina para contratistas independientes con los de los empleados
Como se mencionó anteriormente, los contratistas en Alemania administran sus propios pagos de impuestos. Esto se hace registrándose en su oficina de impuestos local (Finanzamt). Luego, los contratistas pagan el impuesto sobre la renta (entre el 14 y el 45 %), el impuesto comercial (si corresponde) y el IVA (para montos superiores a 22 000 € en el primer año y 50 000 € en adelante), pero no pagan contribuciones a la seguridad social.
Como el seguro de salud es obligatorio en Alemania, tendrán que tramitarlo ellos mismos, pero de lo contrario, no disfrutarán de los mismos beneficios que un empleado, como licencia anual pagada o licencia por enfermedad.
Como empleador, es una buena práctica asegurarse de que todos los contratistas con los que trabaja sean conscientes de sus responsabilidades como contratistas para evitar demoras innecesarias o investigaciones en el futuro.
¿Cómo convierto a un contratista independiente en un empleado en Alemania?
Es posible que desees mantener a un contratista como empleado si demuestra que es un activo valioso o que tiene habilidades especiales o comercializables. Debes poder guiarlos con éxito a través del cambio de contratista a empleado en esta situación.
1. Convence al contratista de las ventajas de trabajar con tu empresa
Al comunicar sus objetivos al contratista, es su responsabilidad asegurarse de que se entiendan los diferentes tipos de beneficios para empleados que estarán disponibles. Los contratistas pueden disfrutar de la libertad y flexibilidad del trabajo por cuenta propia, por lo que es posible que deba agregar incentivos.
2. Verificar si el contratista calificaría como empleado bajo la ley alemana.
El contratista también deberá ser consciente de la posibilidad de que la nueva circunstancia requiera que interrumpa las conexiones comerciales existentes o modifique la forma en que trata con otros clientes.
3. Reconocer cómo se desarrolla la relación y expresar estos cambios claramente en un contrato de trabajo.
Para evitar disputas, todos estos cambios deben especificarse en detalle en un contrato de trabajo que se establece por escrito.
4. Incorpora al nuevo trabajador a tu sistema de nómina.
Una vez pactado el salario, debes incorporar al empleado a tu sistema de impuestos sobre nómina y gestionar la retención mensual de impuestos y seguros sociales de la remuneración bruta del empleado. Aquí, debes tener una estructura comercial en Alemania que pueda gestionar la nómina y el personal de recursos humanos necesario.
Para disminuir la posibilidad de dificultades, incluso puedes buscar el consejo de un proveedor de nómina experimentado.
Incluso puede buscar la orientación de un servicio de nómina profesional para reducir el riesgo de complicaciones.
Un socio de servicios EOR (Employer of Record) es una empresa de terceros que puede contratar y pagar a profesionales en tu nombre. Esto te permite trabajar con nuevos empleados en países o regiones donde actualmente no tienes una organización empresarial.
4 formas diferentes de pagar a los contratistas en Alemania
1. Depósitos Directos
Los depósitos directos se pueden usar para pagar a los contratistas en Alemania una o varias veces, según su contrato de trabajo y el cronograma de pago, aunque generalmente se usan para pagar a los empleados.
Tenga cuidado de mantener los pagos de los contratistas separados de otros pagos realizados a los trabajadores regulares al hacer esto. Además, recuerda que no debes hacer deducciones de la misma manera que lo harías para los trabajadores.
2. Cheques
Los cheques solían ser el método de pago elegido por la mayoría de los contratistas, pero ahora son mucho menos frecuentes. Debido a su mayor rareza y riesgo de rebote, los cheques son menos confiables. Son más lentos que los pagos electrónicos, tardan más en ejecutarse y son más propensos a pérdidas.
3. PayPal u otros sistemas de pago en línea
PayPal ha experimentado grandes pérdidas de popularidad con el tiempo debido a un aumento en las empresas y organizaciones que solo aceptan pagos electrónicos en línea y tarifas relativamente caras. Estos métodos de pago en línea siguen siendo rápidos y sencillos cuando se paga a autónomos independientes de todo el mundo.
4. Servicios de Empresa de Nómina Garantizada
Los socios de nómina y los servicios externos se crean expresamente para pagar a los contratistas en Alemania y otros trabajadores autónomos a tiempo y de conformidad con la ley. Estos pueden ser un EOR que está legalmente autorizado para ejecutar la nómina a través de servicios de subcontratación de recursos humanos o un negocio paraguas que gestiona la administración del proceso de nómina. Aquí, el contratista también puede recibir un mejor paquete de beneficios, incluidos los beneficios de jubilación.
En Alemania, esto significa trabajar a través de una empresa de terceros con una licencia AUG (Arbeitnemeruberlassung). Esta licencia significa que una empresa puede asignar contratistas para que trabajen para los clientes y, al mismo tiempo, hacerse cargo de la nómina del contratista en su nombre. En este tipo de relación, el cliente recibe servicios de contratista regulares y fácilmente escalables mientras que el contratista recibe los mismos beneficios que los empleados contratados.
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